Descripción de Flujo. #
La sección de «Flujos» , dentro de Firma remota, permite al usuario emisor crear plantillas personalizadas para la creación de futuras solicitudes de firma y algunas utilidades de automatización. De esta manera, cuando el emisor vaya a crear un nuevo sobre podrá elegir crearlo a partir de la plantilla de un flujo o a partir de la plantilla predeterminada por el sistema.
Además la creación de flujo será necesaria para el envío de solicitudes de firma con la opción de automatización por combinación de correspondencia. Así en este tutorial de flujos vamos a distinguir entre flujos para la creación de sobres (la creación de sobres se explica en el tutorial de «Documentos enviados» ) y flujos para combinación de correspondencia (la creación de combinación de correspondencia se explica en el tutorial de «Combinación de correspondencia»).
El flujo permite determinar las acciones y autenticaciones que serán requeridas a todos los participantes del sobre, de manera que al crear el sobre a partir del flujo la acción y autenticación requeridas ya vendrán informadas al añadir a cada participante y serán las mismas para todos los participantes del sobre.
Además el flujo permite las siguientes opciones de personalización que no están disponibles en la plantilla predeterminada:
- Seleccionar entre cuatro idiomas el idioma de los emails que recibirán los participantes y el idioma del visor web en el que los participantes realizarán las acciones solicitadas.
- Editar el contenido de los campos que se mostrarán en los emails enviados.
- Añadir una imagen para la cabecera o pie de los correos electrónicos que recibirán los participantes.
- Elegir el envío de la solicitud de aceptación o firma por enlace SMS (en cuyo caso el participante recibirá por SMS un texto personalizado y un enlace de acceso al visor, en vez de recibir la solicitud por email).
- Enviar notificaciones con documentos a personas que no participan en la firma.
- Informar un nombre y email del emisor del sobre, que puede no ser el del usuario de la cuenta que crea el sobre.
- Elegir entre enviar o no enviar los documentos ya firmados a los participantes y al emisor al finalizar el sobre.
Vamos a ver detenidamente los pasos a seguir y las opciones que confiere el flujo.
Para cargar el panel de Flujos, pulsar en la sección «Flujos» del menú izquierdo.
Pulsando en «Nuevo flujo» se abrirá una ventana para elegir el tipo de flujo que se quiere crear: «Sobre» o «Combinación de correspondencia» .
Flujo para Sobre. #
Pulsando en «Sobre» se abrirá la ventana «Crear» para crear un flujo para sobres de solicitud de firma.
La ventana de «Crear» flujo contiene tres botones en la cabecera ( «Mensajes» , «Imágenes» , y «Recibe copia» ) , y tres secciones ( «Inicio» , «Notificaciones » y «Acciones del firmante» ).
- El botón «Mensajes» , en la esquina superior izquierda permite editar, por medio de variables, el contenido del asunto, cuerpo y pie de los distintos correos que se enviarán durante el proceso de firma.
Estas plantillas editables son las de los correos de notificación de: solicitud de firma, sobre completado, solicitud rechazada, vencimiento de solicitud, recordatorio de solicitud, sobre cancelado, y notificación a terceros.
También se puede editar el mensaje que se enviará al participante por SMS en lugar de por correo para solicitarle firma si, antes de pulsar el botón «Mensajes» , se ha elegido la opción de «SMS» en el modo de envío de la sección «Notificaciones» de la ventana «Crear» .
Las plantillas editables de los correos se mostrarán en el idioma elegido en la sección «Inicio» de la ventana Crear. Los idiomas admitidos son español, inglés, francés, italiano y portugués.
Si se elige por ejemplo el idioma inglés para el flujo, todos los correos enviados durante el proceso de firma de las solicitudes del sobre creado con el flujo se recibirán por todos los participantes en inglés, y el visor web que presentará el interface de autenticación, el de aceptación o rechazo y los de firma y finalización, se mostrará para todos los participantes en inglés.
- El botón de Imágenes permite cargar una imagen que se mostrará en la cabecera o pie de los correos enviados. Al pulsar el icono de imágenes se abrirá la ventana de «Imágenes» con los campos «Selecciona una imagen de cabecera» y «Selecciona una imagen de pie de página» . Al pulsar en cualquiera de ellos se abrirá el explorador de archivos del dispositivo para cargar una imagen en formato .jpg o .jpeg. Y al pulsar «Aplicar» la imagen o imágenes cargadas quedarán guardadas y se mostrarán en los emails que se envíen a partir de ese momento. Las imágenes podrá eliminarse pulsando el botón X y luego el botón «Aplicar» .
- El botón de Recibe copia permite designar a las personas que recibirán por correo una copia de los documentos firmados y los ficheros anexos en su caso por todos los participantes del sobre a la finalización de este. (No se enviará copia del documento de evidencias de trazabilidad).
Será necesario pulsar en «Nuevo participante» , escribir el nombre (o nombre y apellidos) y el email de la persona que recibirá copia de los documentos, y pulsar en «Aplicar» .
El término «Nuevo participante» en la ventana de «Recibe copia» se refiere a la persona que recibirá copia de los documentos de todas las solicitudes del sobre, pero no es necesario que sea añadido como participante de una solicitud del sobre al crear este; es decir, la persona que recibirá copia puede ser uno de los participantes del sobre a quien se solicita firma o aceptación o una persona diferente a la que no se solicitará ninguna acción en el sobre.
La sección de «Inicio» de la ventana de Creación de flujo muestra el tipo de flujo que se está creando, si es para «Sobre» o para «Combinación de correspondencia» .
También muestra un nombre por defecto para el flujo que puede ser editado por el usuario emisor.
Idioma del flujo. Pulsando en el campo idioma del flujo se desplegarán las opciones del idioma que se mostrará en los correos enviados y en el visor de firma de las solicitudes del sobre que se cree mediante el flujo, pudiendo elegir entre español, inglés, francés, italiano y portugués. Al pulsar en uno de los idiomas éste quedará seleccionado.
Vencimiento del sobre: por defecto será de 7 días a partir de los cuales el sobre que se cree con el flujo quedará cancelado si todos los participantes no han finalizado las acciones de aceptación o firma solicitadas. El vencimiento ha de tener un valor mayor que cero y no puede ser inferior a los días de recordatorio si estos se informan.
El campo recordatorio sirve para enviar al participante un email que le recuerde que el documento está pendiente de firmar si no lo ha rechazado o aceptado y firmado antes del número de días especificado. Por defecto, el campo recordatorio viene sin informar. Si se informa, el número de días no puede ser superior al número de días determinado para el vencimiento. Por ejemplo, eligiendo vencimiento a los 7 días y recordatorio 8 días se mostrará error; un vencimiento a los 7 días y recordatorio a los 6 será correcto.
Aclaración: El número de días de vencimiento o recordatorio no se cuenta a partir de la creación del flujo, si no a partir de la creación del sobre (que enviará a los participantes un email de solicitud de aceptación o firma) que se cree a partir del flujo.
Firma de larga duración (LTV): seleccionando esta opción la firma LTV se añadirá automáticamente a la firma del documento, sin que se requiera ninguna acción adicional del participante.
La firma de larga duración PAdES-LTV (Long Term Validation of digital signatures) incrusta en el documento un sello de tiempo, o TimeStamp, mediante el que un tercero de confianza acredita la hora exacta del momento de la firma. Este tipo de firma permite probar que la firma fue hecha con un certificado inicialmente válido y que el documento no ha sido modificado con posterioridad, incluso después de haber caducado el certificado que respaldó su validez en el momento en que se realizó la firma. Es por ello una opción que otorga mayores garantías ya que permite verificar la validez de la firma y la integridad del documento a lo largo de los años.
Esta opción puede seleccionarse cualquiera que sea la acción a realizar seleccionada.
Sección Notificaciones.
Modo de envío: permite elegir el modo de envío de las solicitudes del sobre. Si se elige «Email» , las solicitudes de firma se enviarán a los participantes por email.
Si se elige SMS, las solicitudes de firma se enviarán a los participantes por SMS. El SMS contendrá un enlace que al ser pulsado abrirá el visor web. El texto mensaje puede editase después de seleccionar esta opción, pulsando en el botón de «Mensajes» en la esquina superior izquierda de la ventana de creación de flujo.
El móvil o el email del o de los participantes lo añadirá el emisor posteriormente, durante la creación del sobre a partir del flujo.
El resto de notificaciones durante el proceso serán todas por email.
Nombre y email del remitente que creará la solicitud a partir del flujo.
Enviar el documento firmado al participante: esta opción no viene seleccionada por defecto en el flujo. Si no se selecciona esta opción, los participantes recibirán email de finalización del sobre cuando todos los participantes completen la acción de su respectiva solicitud, pero no recibirán en él los documentos firmados ni los anexos adjuntados por los participantes.
Enviar documentos al emisor: esta opción tampoco viene seleccionada por defecto en el flujo. Si no se selecciona esta opción, el emisor no recibirá email con los documentos firmados, los anexos y el documento de trazabilidad cuando todos los participantes finalicen su solicitud de firma.
En cualquier caso, desde el panel de Documentos enviados, el usuario emisor podrá descargar los documentos firmados, los anexos y el documento de evidencias de trazabilidad en la forma en que se describe en el tutorial de «Documentos enviados» .
Puede darse el caso de que el nombre y email del emisor no sean los del usuario que crea el flujo y que posteriormente creará el sobre a partir de ese flujo. En tal caso puede interesar especialmente marcar esta opción.
(En la creación predeterminada de sobre se envía siempre automáticamente al emisor, que será el usuario que crea el sobre, un email con los documentos firmados, los anexos y el documento de trazabilidad al finalizar la firma todos los participantes).
Acciones del firmante.
Las opciones que se muestran en esta sección al crear el sobre son las mismas que se muestran al crear la solicitud con la opción predeterminada y que se describen más detalladamente en el tutorial de «Documentos recibidos» .
Todas las solicitudes que se añadan al sobre creado a partir del flujo llevarán la misma acción a realizar especificada en ese flujo. Algunos campos que son personales de cada participante, como el teléfono o la clave de autentificación, serán informados en su caso al añadir al participante cuando se cree el sobre a partir del flujo.
Aceptación simple (Sin firma digital).
Se solicitará al participante que lea y acepte el documento, sin firmarlo, y no se añadirá automáticamente un sello digital al documento.
Aceptación simple (con firma digital).
Se solicitará al participante que lea y acepte el documento, sin firmarlo, y se añadirá automáticamente un sello digital al documento.
Firma con OTP.
El participante tendrá que leer y aceptar el documento, y a continuación validar un código que recibirá por SMS en el teléfono indicado por el emisor en la ventana de Añadir participante al crear el sobre a partir del flujo.
Firma manuscrita.
El participante tendrá que leer y aceptar el documento y a continuación trazar su firma con el ratón, con el dedo o con un lápiz digital, dependiendo del tipo del dispositivo.
Firma manuscrita + OTP.
El participante tendrá que leer y aceptar el documento, trazar su firma y a continuación validar un código OTP que recibirá por SMS en el teléfono indicado por el emisor en la ventana de Añadir participante al crear el sobre a partir del flujo.
Firma por certificado.
El participante tendrá que leer y aceptar el documento. La firma se realiza de forma automática por medio de certificado siguiendo los pasos que se indicarán en pantalla. Esta opción sólo está disponible para ordenadores con sistema operativo Windows.
La firma con OTP y la firma manuscrita + OTP son incompatibles con la opción de autenticación por SMS y con la opción de envío de la solicitud por SMS.
Hay que tener en cuenta también que la opción de Firma por certificado es incompatible con multidocumento, de manera que si el emisor carga más de un pdf al crear el sobre a partir de flujo en el que se ha seleccionado como acción Firma con certificado, se mostrará error de incompatibilidad.
Opciones de autenticación.
Estas opciones son las mismas que las que se pueden elegir al crear el sobre con opción predeterminada y que se describen con más detalle en el tutorial de «Documentos recibidos» .
Todas las solicitudes que se añadan al sobre creado a partir del flujo llevarán el mismo método de autenticación especificado para ese flujo. El método de autenticación no será editable al añadir al participante durante la creación del sobre, pero lo sí lo serán los campos que tienen que ser informados al crear el sobre por ser específicos de cada participante como la clave de autenticación, el número del documento de identidad o el número de teléfono del participante en los casos de autenticación por clave, autenticación por MRZ, o autenticación por código OTP respectivamente.
Aceptación de condiciones de uso.
Se requerirá al participante aceptar las condiciones de uso de firmar.online antes de que pueda visualizar el documento.
Clave de acceso.
Se requerirá al participante que valide una clave de acceso antes de que pueda visualizar el documento. Si la validación es errónea al tercer intento se cancelará automáticamente el sobre con las solicitudes de todos los participantes.
La pregunta de la clave y el formato se informan al crear el flujo. La respuesta la informará el emisor al añadir el participante cuando cree el sobre a partir del flujo. De esta manera, cuando el sobre se envía a varios participantes cada de uno de ellos podrá tener su propia clave.
Autenticación MRZ.
Se requerirá al participante que valide online su documento de identidad por medio de la cámara de su dispositivo. La validación del número de su documento de identidad está automatizada a través del código MRZ contenido en el reverso del documento que permite la lectura automática de la información de su identidad.
El emisor, al crear el sobre a partir del flujo, tendrá que informar en el campo «Card Id» el número de documento de identidad de cada participante añadido.
Envío de SMS.
Antes de visualizar el documento, se requerirá al participante que valide un código que recibirá por SMS en el teléfono informado por el emisor en la ventana de Añadir participante cuando se creó la solicitud. Tras tres intentos erróneos se cancelará automáticamente el sobre con todas las solicitudes que lo forman.
El emisor, al crear el sobre a partir del flujo, tendrá que informar el número de teléfono de cada participante que añada.
La autenticación por SMS es incompatible con las acciones de «Firma con OTP» y «Firma manuscrita + OTP» . También es incompatible con el envío de la solicitud por SMS.
Una vez informados los campos obligatorios en la ventana de Crear flujo, se activará el botón «Crear» para crear el flujo.
El flujo creado se mostrará en el panel de Flujos.
En la columna de Acciones del panel de flujos, tres botones permiten editar, eliminar o duplicar el flujo.
El botón «Mostrar detalle» abrirá el flujo ya creado, permitiendo editar todos los campos y guardarlos pulsando en el botón «Guardar» .
El botón «Eliminar» borrará el flujo del panel de Flujos.
El botón «Duplicar» permite duplicar un flujo ya creado, lo que ahorrará tiempo si se quiere crear un nuevo flujo con un nombre diferente cambiando sólo algunos parámetros de otro flujo ya creado.
A partir del flujo creado ya se podrán crear nuevos sobres de solicitud de aceptación y firma.
Para ello, desde el panel de «Documentos enviados» , habrá que pulsar en «Nuevo envío» , seleccionar la opción de «Creación mediante flujo» , seleccionar el flujo creado desplegando el menú de flujos creados pulsando en «Flujos» , y pulsar en «Solicitar» .
Al pulsar «Solicitar» se abrirá el explorador de archivos del dispositivo para cargar el o los documentos pdf iniciando el proceso de creación del sobre.
El resto de los pasos a seguir, añadir participante, añadir anexos, emplazar la caja de firma y crear sobre, son los mismos que se describen en el tutorial de «Documentos enviados» , con la particularidad de que los campos ya informados al crear el flujo no podrán ser cambiados al crear el sobre. Así, no serán editables la acción a realizar, la forma de autenticación, la opción de firma LTV, el vencimiento ni el recordatorio.
Flujo para combinación de correspondencia. #
La combinación de correspondencia permite crear solicitudes de firma de documentos personalizados para cada firmante a partir de un mismo documento en formato Word que contenga los campos variables que se quieren personalizar y un fichero Excel con los datos con los que de forma automatizada se informarán los campos variables del documento.
Para crear un flujo para combinación de correspondencia, pulsar el botón «Nuevo flujo» en el panel de flujos que se abre desde la sección flujos del menú izquierdo.
Pulsar «Combinación de correspondencia» en la ventana para elegir el tipo de flujo (que permite elegir entre flujo para sobre o para combinación de correspondencia).
Entonces se cargará la ventana para crear el nuevo flujo de correspondencia.
El campo «Tipo» de sobre se mostrará ya informado con «Combinación de correspondencia» .
Los botones, secciones, y opciones de la ventana «Crear» son los mismos que hemos visto anteriormente para el flujo para sobres, aunque se excluyen de las acciones disponibles las de firma manuscrita (firma manuscrita y firma manuscrita + OTP) y se excluyen los métodos de autenticación por clave y por MRZ.
Así, las acciones disponibles para el flujo de combinación de correspondencia son: Aceptación simple sin firma digital, aceptación simple con firma digital, firma con OTP (código recibido por SMS), y firma por certificado del usuario.
Los métodos de autenticación disponibles son: Sin autenticación previa, aceptación de condiciones de uso, y autenticación por código OTP recibido por SMS.
En la sección Inicio, antes del campo «Nombre de flujo» , se mostrará un campo para cargar un documento de Word (.docx) pulsando en el texto «Selecciona un documento de Word (.docx)» .
Al pulsar en él se abrirá el explorador de archivos para cargar el documento Word que es necesario para esta funcionalidad y que hace las veces de plantilla de documento con campos personalizables de contenido variable <<Nombre>>, <<Apellido>>, u otros que tendrán un contenido diferente para cada participante.
Los campos de esta plantilla se rellenarán automáticamente al crear la solicitud de cada participante a partir de los datos contenidos en un fichero Excel que habrá que cargar al crear la solicitud de combinación de correspondencia , como se explica en el tutorial de «Combinación de correspondencia» .
Por ello, para crear una nueva combinación de correspondencia siempre será necesario haber creado primero un flujo de combinación de correspondencia. (No hay una opción de plantilla predeterminada para la creación de combinación de correspondencia sin flujo).
Para finalizar la creación del flujo pulsar el botón «Crear» en la ventana de Crear flujo. El botón Crear sólo se activará cuando se hayan informado los campos obligatorios y cargado el fichero Word.
Una vez creado el flujo se mostrará en el panel de Flujos que se carga pulsando en la sección Flujos del menú izquierdo.
Desde el panel de flujos el usuario podrá editar, eliminar, o duplicar el flujo de combinación de correspondencia creado de la misma forma que hemos descrito antes para los flujos de tipo Sobre que también se mostrarán en el panel de flujos.
