Pantalla Inicial: Realizar envíos y gestionar los Documentos Enviados

Panel de Documentos enviados. #

El panel de «Documentos enviados» se carga por defecto al iniciar sesión en la webapp de firmar.online con una cuenta registrada o al registrar por primera vez una cuenta.

En todo caso, siempre se puede cargar esta sección pulsando en «Enviados» en el menú izquierdo, dentro de «Firma remota» .

Por «firma remota» se entiende la funcionalidad que permite enviar o recibir por email o SMS solicitudes de aceptación y firma electrónica de documentos y llevar a cabo estas acciones a través de un visor web.

El menú izquierdo se mostrará desplegado o plegado dependiendo del tamaño del dispositivo, y puede plegarse o desplegarse pulsando el botón con tres líneas horizontales («menú hamburguesa») en la esquina superior izquierda de la pantalla.

Desde el panel de Documentos enviados se pueden enviar «sobres» de solicitudes de aceptación y/o firma a otras personas, sean o no usuarios de firmar.online, para que lleven a cabo las acciones de firma digital requeridas. Aquí se mostrarán también los sobres ya enviados pudiéndose acceder a toda la información referente a los mismos y a su estado en tiempo real y después de su finalización, y realizar diferentes acciones como la cancelación o reenvío de solicitudes o la descarga de ficheros y documentos ya firmados.

Por «sobre» en este contexto se entiende el conjunto de solicitudes de firma de documentos enviadas en una misma petición a diferentes participantes de la firma del documento o documentos.

Al entrar por primera vez en el panel de «Documentos enviados» el usuario encontrará un botón de «Nuevo envío» , para crear un nuevo sobre de solicitud de aceptación o firma, un botón de «Filtros» para filtrar por diferentes criterios los sobres enviados que quiere que se muestren en el panel, un botón con tres puntos para Exportar en fichero CSV información de los sobres enviados, y un botón para refrescar el contenido del panel.

Paginación: se mostrará un contador de páginas, pudiéndose elegir el número de filas o sobres a mostrar en cada página (5, 10, 25, o 50). Para navegar a la página siguiente o a la anterior, pulsar las flechas > o < respectivamente; para ir a la última página o a la primera pulsar >> o <<. (El sistema de paginación se muestra en todas las secciones de Firma remota).

Sección Enviados de Firma remota en firmaronline

Nuevo envío. #

Al pulsar el botón «Nuevo Envío» en el panel de «Documentos enviados» se mostrarán dos opciones para crear el envío de un nuevo sobre: crearlo de forma predeterminada o crearlo mediante «flujo» .

(Si todavía no se han creado flujos, la ventana de «Nuevo envío» sólo mostrará la opción de «Creación predeterminada» . Si ya se creó un flujo la ventana de «Nuevo envío» mostrará también la opción de «Creación mediante flujo» .)

La creación mediante flujo permite cierta personalización y automatización, y la veremos posteriormente en el tutorial de «Flujos» . Ahora vamos a explicar la «Creación predeterminada» :

Cargar documento. #

Al pulsar el botón «Nuevo envío» la opción «Creación predeterminada» aparecerá seleccionada por defecto en la ventana «Nuevo envío» .

Pulsando entonces «Solicitar» se abrirá el explorador de archivos del dispositivo para cargar uno o varios documentos en formato pdf.

El tamaño de cada documento pdf cargado no podrá ser superior a 20 MB.

Para seleccionar múltiples documentos en la ventana de explorador de ficheros, Windows 10 permite seleccionar diferentes casillas; en Windows 11 o en macOS se pueden seleccionar múltiples documentos poniéndolos dentro de una misma carpeta u ordenándolos para que se muestren uno detrás de otro, y seleccionándolos manteniendo presionada la tecla mayúscula y usando las flechas de abajo o arriba en el teclado o con el ratón.

Pulsando «Abrir» , los documentos seleccionados se cargarán y se mostrarán abiertos en el sitio web.

Una vez cargados no se pueden añadir nuevos documentos para ese sobre, pero se puede cancelar la creación del envío pulsando en «Volver atrás» e iniciar un nuevo envío desde Documentos enviados.

Si se han cargado varios documentos pdf, se pueden visualizar pulsando en las pestañas con el nombre de cada documento que se mostrarán en la cabecera de la página.

Añadir participante. #

Una vez cargado el documento, pulsar en «Añadir participante» .

La ventana de Añadir participante requiere informar obligatoriamente el nombre (o nombre y apellidos) y el email de la persona a quien se va a enviar por email la solicitud de aceptación o de firma del documento. (El envío de solicitudes de firma por medio de SMS es una opción que sólo esta disponible cuando el sobre se crea mediante flujo).

Además, son obligatorios los campos de «Acción del participante» y «Autenticación del participante» . Ambos campos se mostrarán informados por defecto con los valores de «Firma manuscrita» y «Sin autenticación previa» respectivamente. Al pulsar en estos valores, se desplegará un menú con las acciones o autenticaciones disponibles.

A continuación describiremos brevemente las opciones de autenticación y las acciones a realizar. Estas funcionalidades se describen con más detalle en el tutorial de «Documentos recibidos» .

Acción del participante. #

Aceptación simple (Sin firma digital). #

Se solicitará al participante que lea y acepte el documento, sin firmarlo, y no se añadirá automáticamente un sello digital al documento.

Aceptación simple (con firma digital). #

Se solicitará al participante que lea y acepte el documento, sin firmarlo, y automáticamente se añadirá al documento un sello digital con el logotipo de firmar.online.

Firma con OTP. #

El participante tendrá que leer y aceptar el documento, y a continuación validar un código OTP que recibirá por SMS. Para esta opción será obligatorio informar el teléfono del participante a quien se enviará la solicitud para que pueda recibir el código de validación.

Firma manuscrita. #

El participante tendrá que leer y aceptar el documento y a continuación trazar con el ratón, con el dedo o con un lápiz digital, su firma manuscrita en un campo de firma, y pulsar en Enviar firma.

Firma manuscrita + OTP. #

El participante tendrá que leer y aceptar el documento, trazar digitalmente su firma manuscrita y a continuación validar un código OTP que recibirá por SMS. Para esta opción será obligatorio informar el teléfono del participante a quien se enviará la solicitud para que pueda recibir el código de validación.

Firma por certificado. #

El participante tendrá que leer y aceptar el documento. La firma se realiza de forma automática por medio de certificado siguiendo los pasos que se indicarán en pantalla. Esta opción sólo está disponible para ordenadores con sistema operativo Windows.

Incompatibilidades:

– La firma con OTP y la firma manuscrita + OTP son incompatibles con la opción de autenticación por SMS. Por ello, si se eligió como autenticación «Envío de SMS» en el menú desplegable de «Autenticación del participante» no se mostrarán las acciones de «Firma con OTP» ni «Firma manuscrita + OTP» en el desplegable de «Acciones del participante» .

– La Firma por certificado es incompatible con multidocumento. Así, cuando el usuario haya cargado más de un pdf al crear el nuevo envío no se mostrará esta opción en el desplegable de «Acción del participante» .

Los diferentes tipos de firma confieren al documento diferentes niveles de seguridad que se describen en el tutorial de validación de firma.

Emplazamiento de la firma. #

En los casos de aceptación simple con sello digital, firma manuscrita, y firma manuscrita + OTP, el usuario podrá determinar, con ciertas restricciones, el lugar en el que quiere que se muestre en el documento el sello digital o la firma manuscrita una vez finalizada la aceptación o firma.

Para ello el emisor puede desplazar la caja de firma arrastrándola sobre el documento cargado. La «caja de firma» representa el lugar en el que se mostrará el sello digital o la firma manuscrita del firmante una vez aceptado o firmado el documento.

La caja de firma se mostrará automáticamente por defecto en la «página actual» del primer documento y en la primera página del resto de documentos en caso de múltiples documentos; la caja de firma se puede arrastrar para posicionarla pero sólo dentro de esa página actual o primera.

Por «página actual» se entiende aquí la página del primer documento, cuando tenga varias páginas, en la que se halla posicionado el emisor y se muestre en pantalla.

Así, por ejemplo, cargando varios documentos pdf, si el emisor hace scroll hasta la última página del primer documento y añade un participante con acción de firma manuscrita, la caja de firma se mostrará automáticamente colocada en la última página del primer documento y dentro de esa página el emisor puede emplazar la caja de firma en cualquier posición arrastrándola hasta el lugar que quiera dentro de el límite de esa página; en el resto de los pdfs cargados la caja de firma se colocará automáticamente en la primera página de cada documento y dentro de ella el emisor puede situar la caja de firma en cualquier posición.

El emisor puede redimensionar la caja de firma arrastrando en diagonal su esquina inferior derecha.

También puede eliminar la caja de firma de cada documento pulsando el botón X de la esquina superior izquierda de la caja de firma o el botón «Eliminar firma» del menú izquierdo; también puede añadirla de nuevo pulsando en «Añadir firma» en el menú izquierdo.

Si el emisor elimina la caja de firma de un documento, el sello digital o la firma del participante en su caso no se mostrará en ese documento, aunque este quedará aceptado o firmado.

En caso de solicitud de firma manuscrita de múltiples documentos, el participante sólo tendrá que realizar el trazo de la firma una única vez y esta se mostrará en todos los documentos firmados en el lugar en que se encuentre emplazada la caja de firma en cada uno de ellos.

Opciones de autenticación del participante. #

Sin autenticación. #

El participante podrá realizar las acciones de aceptación o firma requeridas sin necesidad de autenticación previa.

Aceptación de condiciones de uso. #

Se requerirá al participante aceptar las condiciones de uso de firmar.online antes de que pueda visualizar el documento y aceptarlo y firmarlo.

Autenticación por clave de acceso. #

Se requerirá al participante que valide una clave de acceso antes de que pueda visualizar el documento y aceptarlo y firmarlo.

Al elegir esta opción el emisor deberá escribir un texto en el campo «Pregunta» y un texto en el campo respuesta que hará las veces de clave de validación.

Cuando el participante abra el documento desde el visor web se le mostrará la pregunta y se le solicitará que escriba la respuesta correcta. Si la validación de la respuesta es errónea al tercer intento, se cancelará su solicitud y todas las solicitudes de los demás participantes del sobre.

Autenticación MRZ. #

Se requerirá al participante que valide online su documento de identidad por medio de la cámara de su dispositivo. La validación del número de su documento de identidad está automatizada y solo tendrá que mostrar el reverso del documento, que contiene un código llamado MRZ para la lectura automatizada de datos, ante la cámara.

Al elegir esta opción de autenticación, el emisor tendrá que informar en el campo «Card Id» el número de documento de identidad del participante. Si el número de documento no coincide con el del participante este no tendrá acceso al documento ni podrá aceptarlo ni firmarlo.

Autenticación por código SMS. #

Antes de visualizar el documento, se requerirá al participante que valide un código OTP que recibirá por SMS en el teléfono informado por el emisor en la ventana de Añadir participante cuando se creó la solicitud del sobre. Tras tres intentos erróneos se cancelará la solicitud de aceptación o firma del participante y la de todos los participantes del sobre.

Incompatibilidades:

La autenticación por SMS es incompatible con las acciones de «Firma con OTP» y «Firma manuscrita + OTP» . Así, si se eligió como acción «Firma por OTP» o «Firma manuscrita + OTP» no se mostrará la opción de autenticación por «Envío SMS» (por código OTP recibido por SMS) en el menú de «Autenticación del participante» .

Añadir Anexos. #

En la ventana de «Añadir participante» el emisor puede solicitar al participante que adjunte uno o más ficheros con carácter obligatorio u opcional antes de aceptar el documento.

Para solicitar anexos, pulsar en «Añadir anexo» y marcar la casilla de «Obligatorio» si el anexo se requerirá de forma obligatoria, o no marcar la casilla si el anexo será opcional.

Si se solicita al menos un anexo obligatorio, el participante podrá leer el documento pero no podrá aceptarlo ni continuar el proceso de firma hasta que no adjunte un anexo.

El emisor puede solicitar al participante más anexos pulsando en «Añadir anexo» , y renombrarlos, o eliminarlos pulsando el botón «Eliminar» .

Al recibir la solicitud de aceptación o firma, una vez leído el documento, el participante podrá adjuntar el anexo tomando una foto con la cámara de su dispositivo o cargando un fichero desde la memoria de su equipo a través de la ventana de explorador de archivos que se abrirá a tal efecto, como se describe con más detalle en el tutorial de «Documentos recibidos» .

Opción Añadir nombre del firmante y hora de firma. #

En la ventana de «Añadir participante» el emisor puede seleccionar la casilla de «Incluir nombre del participante y hora de firmado en la propia firma» para todas las acciones excepto en caso de «Aceptación simple sin firma digital» (ya que en ese caso el documento no mostrará ninguna firma ni sello digital).

Al marcar esta opción, una vez completada la aceptación o firma del participante, el documento aceptado o firmado mostrará en la aparte superior de la firma o del sello digital el nombre del firmante (especificado en la ventana de Añadir participante) y la hora de aceptación o firma.

Añadir y eliminar más participantes. #

El emisor puede añadir más participantes a la solicitud pulsando de nuevo en «Añadir participante» en el menú izquierdo. Al añadir cada participante de esta manera, el emisor puede elegir las mismas acciones y autenticaciones u otras diferentes y requerir o no anexos a cada participante en la forma que mencionamos anteriormente.

El emisor también puede eliminar el participante añadido pulsando en el botón de papelera en el menú izquierdo.

En los casos de aceptación con sello digital, firma manuscrita, y manuscrita + OTP, el emisor podrá colocar y redimensionar la caja de firma en el documento para cada participante añadido. Se mostrará en el documento una caja de firma diferente para cada participante añadido con estas acciones.

Todos los participantes añadidos al sobre aceptarán o firmarán los mismos documentos cargados para ese sobre, realizando cada uno la acción que se le solicite.

Cada participante añadido recibirá su solicitud de aceptación o firma correspondiente por medio de email.

Pero las acciones de los participantes son dependientes unas de otras. Ello quiere decir que las acciones se realizarán por orden sucesivo siguiendo el orden en el que los participantes fueron añadidos al sobre cuando este fue creado por el emisor.

Así, al crear el sobre, sólo recibirá inicialmente email de solicitud el primero de los participantes del sobre; y sólamente cuando este primer participante haya completado su acción el segundo participante recibirá su email de solicitud; y así sucesivamente hasta que todos los participantes completen sus acciones.

Al ser solicitudes dependientes unas de otras, cuando uno de los participantes rechace el documento en su solicitud el proceso quedará cancelado para todos los participantes del sobre y el resto de participantes no recibirá su email de solicitud de firma.

En el email que reciba el participante se mostrará un botón de «Revisar y aceptar» que abrirá un visor web con el interface de autenticación o con el documento cargado en su caso.

No es necesario que el participante tenga creada una cuenta de usuario en firmar.online para realizar la aceptación o firma, al abrir el enlace recibido por email se cargará el visor web para que pueda realizar las acciones solicitadas en el documento.

Si el participante tiene cuenta de usuario en firmar.online, entonces además podrá abrir el visor web para realizar la aceptación o firma pulsando en «Iniciar firma» desde el panel de «Documentos recibidos» , como veremos después.

Crear Sobre. #

Una vez añadido el participante o participantes, pulsar el botón «Crear sobre» en el menú izquierdo.

Se abrirá entonces la ventana «Crear sobre» que mostrará un nombre de sobre informado por defecto que puede ser editado por el emisor, y algunas funcionalidades que se pueden añadir al sobre, afectando a todas sus solicitudes, antes de realizar el envío:

Vencimiento, recordatorio, firma LTV, y firma corporativa. #

La ventana de «Crear sobre» muestra las siguientes funcionalidades:

  • Editar el nombre del sobre.

  • Elegir un periodo de vencimiento a partir del cual se cancelará automáticamente la solicitud. Los valores admitidos son entre 1 y 180. Al no permitirse vencimiento de 0 días es obligatorio establecer un vencimiento para el sobre. Por defecto este campo estará informado con un vencimiento de 7 días.

  • Añadir un recordatorio para que el participante reciba un email recordándole la solicitud de aceptación o firma si todavía no la ha completado. El número de días especificado para enviar el recordatorio no puede ser superior al número de días especificado para el vencimiento. Los valores aceptados para recordatorio son entre 1 y 180.

    Así, por ejemplo, si el emisor elige 2 en recordatorio y 3 en vencimiento, el participante recibirá un email de recordatorio al cabo de dos días de haber recibido el primer email de solicitud de aceptación o firma si aún no había completado la acción requerida, y si al cabo de tres días de haber recibido el primer email de solicitud todavía no ha completado la acción, la solicitud vencerá y quedará automáticamente cancelada tanto para ese participante como para el resto de participantes del sobre.

  • Seleccionar la opción de firma de larga duración (LTV). La firma de larga duración PAdES-LTV (Long Term Validation of digital signatures) no requiere ninguna acción adicional por parte del firmante, y es una opción disponible con independencia de los tipos de acciones que se hayan seleccionado para las solicitudes que integran el sobre.

    La firma LTV confiere una mayor seguridad a la aceptación o firma porque incrusta en el documento un sello de tiempo, o TimeStamp, mediante el que un tercero de confianza acredita la hora exacta del momento de la firma. Este tipo de firma permite probar que la firma fue hecha con un certificado inicialmente válido y que el documento no ha sido modificado con posterioridad, incluso después de haber caducado el certificado que respaldó su validez en el momento en que se realizó la firma.

  • Añadir firma corporativa: puede añadirse al inicio, al final, o al inicio y al final. Al elegir esta opción se requerirá informar un identificador de firma corporativa.

Para finalizar la creación del sobre pulsar en «Crear Sobre» .

Sobre creado. #

El sobre creado se mostrará en el panel de Documentos enviados con una ID, por ejemplo «CD3A84A72D374F4E9714984CD334F1A5» que se puede copiar en el portapapeles pulsando el botón «Copiar» .

Este código identificativo servirá para buscar el sobre por medio del filtro por ID en el panel de enviados o en el de Descargas masivas que veremos en otro tutorial, así como para identificar todas las solicitudes de los participantes de un mismo sobre.

En la columna «Estado» se mostrará el estado del sobre que será «En proceso» . Este estado indica la situación en que se encuentra el sobre y puede ser actualizado pulsando el botón Refrescar. También puede ser monitorizado en tiempo real desde la ficha detalle que veremos a continuación.

Los estados del sobre pueden coincidir o no con los estados de la solicitud o solicitudes de cada participante que integran el sobre.

Los posibles estados del sobre son:

  • Creado: cuando el sobre ha sido creado pero la solicitud aún no ha sido enviada al primer participante.
  • En proceso: cuando el sobre ha sido creado y se ha iniciado el proceso de firma al enviar la solicitud al primer participante, pero todos los participantes no han cumplimentado aún la acción requerida en su solicitud.
  • Completado: cuando todos los participantes hayan completado su solicitud de aceptación o firma.
  • Rechazado: cuando el participante o cualquiera de los participantes rechace el documento o documentos, lo que implicará la finalización de las solicitudes de todos ellos.
  • Erróneo: cuando el email de alguno de los participantes sea incorrecto o inexistente y no se haya podido enviar la solicitud de firma o aceptación a cualquiera de ellos; o cuando alguno de los participantes haya superado los intentos permitidos en la autenticación por clave o por código OTP o en la firma con OTP o la firma manuscrita con OTP, quedando cancelado el sobre.
  • Caducado: cuando se ha producido el vencimiento del sobre al transcurrir la fecha determinada por el emisor sin que todos los participantes hayan finalizado la acción solicitada.
  • Eliminado: cuando han transcurrido dos meses desde la fecha de expiración del sobre.

En la columna «Fecha» se mostrará la fecha y hora de creación del sobre.

En la columna «Acciones» figurarán tres iconos: «Mostrar detalle» , «Cancelar documento» , y «Reenviar documento» .

Mostrar detalle, Cancelar, Reenviar. #

Mostrar detalle: abrirá la ventana de «Ficha detalle» en la que se mostrará la información relativa a cada participante y a su solicitud de aceptación o firma y el estado en que se encuentra en ese momento:

Se mostrará también un contador del número de participantes del sobre, por ejemplo «Participantes (3)» indica que en el sobre intervienen 3 participantes que van a recibir una solicitud de aceptación o firma del documento o documentos.

Para cada participante se mostrará el nombre y el email; en caso de firma con OTP o firma manuscrita con OTP o autenticación con validación de código OTP se mostrará también el teléfono del participante; y en caso de autenticación por validación MRZ se mostrará además el número del Documento de identidad del participante.

También se mostrará la acción solicitada a cada participante y el método de autenticación requerido.

Y debajo de la información relativa a cada participante se mostrará un enlace de «Anexos» desde el cuál el emisor podrá descargar los anexos adjuntados por el participante al que se le hayan requerido en la solicitud. Los anexos sólo podrán descargarse una vez que el sobre tenga estado de «Completado» .

La Ficha detalle también muestra información relativa al sobre:

  • Estado en que se encuentra de la solicitud de cada participante, que será «Pendiente» hasta que el participante complete la acción requerida, rechace el documento, o el sobre sea cancelado por el emisor. (Los estados de las solicitudes los veremos en el tutorial de Documentos recibidos).
  • ID y nombre del sobre.
  • Nombre del o de los documentos enviados que habrán de ser aceptados o firmados por todos los participantes.
  • Estado del sobre que será «En proceso» hasta que todos los participantes completen sus solicitudes o alguno de ellos rechace el documento, o se produzca el vencimiento del sobre o sea cancelado por el emisor.
  • Fecha y hora del último cambio de estado del sobre.
  • Método de envío de las solicitudes a los participantes del sobre (por email, o por SMS en el caso de flujo como veremos después).
  • Fecha y hora de creación del sobre.
  • Fecha y hora de expiración (vencimiento) del sobre.
  • Fecha y hora de recordatorio del sobre.
  • Fecha en la que se eliminarán los documentos, que la establece el sistema por defecto y será de dos meses desde la fecha de vencimiento del sobre.

Por último se mostrara un botón de «Refrescar» para mostrar el estado actual en que se encuentra la solicitud de cada participante y el estado actual del sobre, y un botón de «Ver eventos» que abre la «Ficha de eventos» .

En la Ficha de eventos se muestran cronológicamente, tomando como referencia la hora local, los eventos que van teniendo lugar durante el proceso de aceptación o firma permitiendo monitorizar en tiempo real las acciones de cada participante: por ejemplo, «Documento abierto» , «Documento leído» , «Documento firmado» , «OTP validado» , «Sobre completado» , «Correo entregado» , etc.

Cancelar sobre: abrirá una ventana para pedir confirmación y, si el usuario emisor confirma que quiere cancelar, se cancelará el sobre con todas sus solicitudes y el estado del sobre pasará a ser «Cancelado» en el panel de Enviados.

Una vez cancelado el sobre el participante ya no podrá aceptar ni firmar el documento, y si pulsa «Aceptar y Revisar» en el email de solicitud, obtendrá el mensaje de «Documento no disponible» . El participante usuario verá en su panel de Documentos recibidos que el estado de su solicitud es «Finalizado» .

Reenviar solicitud: cuando el emisor pulse en el icono de sobre, se le pedirá confirmación a cerca de si quiere reenviar el documento del sobre. Al confirmar el reenvío se enviará un nuevo email de solicitud de aceptación o firma al participante o, en caso de ser varios, al primer participante cuya acción esté pendiente.

Filtros. #

El panel de control de Documentos enviados permite seleccionar filtros para realizar búsquedas o delimitar los sobres que se mostrarán en el panel de enviados.

Filtros básicos. #

  • Filtro por estados del sobre: Creado, En proceso, Completado, Cancelado, Rechazado, Eliminado, Caducado, Erróneo.
  • Filtro por rango de fechas: al pulsar en el campo «Rango de fechas» se abrirá un calendario en el que se puede seleccionar año mes y día de creación del sobre.
    Pulsando en el nombre de mes se mostrará un menú de meses para seleccionar un mes; pulsando en el número de año se abrirá un menú de años para seleccionar el año. También se puede navegar entre meses y años pulsando las fechas izquierda o derecha. Al pulsar en un día del calendario se tomará como el día seleccionado para el inicio del rango, siendo necesario seleccionar también un día para el final del rango de fechas por el que se quiere filtrar.
  • Filtro por ID del sobre: el panel de enviados mostrará sólamente el sobre correspondiente a esa ID.

Filtros avanzados. #

Los filtros avanzados requieren especificar un rango de fechas (en el campo «Rango de fechas» de los filtros básicos) y este rango no podrá ser superior a 90 días. Los filtros avanzados son:

  • Nombre del sobre.
  • Referencia del sobre.
  • Nombre del documento.
  • Nombre, email, teléfono, o Documento de identidad del destinatario o de alguno de los destinatarios del sobre.
    (en este contexto se utiliza el término «destinatario» como sinónimo de «participante» o «interviniente» a quién se envía la solicitud; si el sobre lo forman varias solicitudes habrá varios destinatarios participantes).

Para aplicar el o los filtros seleccionados es necesario pulsar en «Filtrar» en la ventana de «Filtros» .

Cada filtro aplicado se puede eliminar en la ventana de Filtros pulsando el botón «X» que se mostrará en su respectivo campo y después pulsando en «Filtrar» .

Todos los filtros aplicados se pueden eliminar a la vez pulsando el botón «Limpiar» en la ventana de Filtros, o pulsando «Refrescar» en el panel de Documentos enviados.

Sobre finalizado. #

Cuando todos los participantes del sobre hayan realizado la acción de aceptación o firma de su respectiva solicitud, el panel de Documentos enviados mostrará el estado «Completado» para ese sobre.

En ese momento, junto al botón de «Mostrar detalle» , se mostrarán además los botones de «Descargar documento» y «Descargar evidencias» .

Descargar documento y descargar evidencias. #

El botón «Descargar evidencias» descarga un documento pdf con el certificado de trazabilidad que contiene información acerca del ID del sobre, número de documentos enviados, fecha y hora de inicio y de fin del proceso, estado del proceso ( «Finalizado» o «Rechazado» ), nombre, huella y tamaño en bytes de cada documento firmado, nombre y email del remitente, los datos de cada participante (también llamados en este contexto «intervinientes»), tipo de acción realizada y tipo de autenticación previa realizadas por cada participante, grafo de la firma (en caso de firma manuscrita o manuscrita +OTP), imagen del documento de identidad (en caso de autenticación por MRZ), etc.

También contiene información relativa a los ficheros adjuntados por cada participante si fueron requeridos en su solicitud: Nombre, fecha y hora de creación del fichero, tamaño en bytes, descripción del anexo (el nombre con que lo identificó el emisor al crear la solicitud), número del interviniente que lo anexó (si fue el primero, o el segundo, etc. en realizar la acción, ya que las acciones de los participantes se realizan de forma sucesiva, en el orden en que fueron añadidos al crear el sobre, una vez que el anterior completa la suya).

Además se muestran los eventos contenidos en la ficha de eventos (ej. «correo enviado » , «visualización del documento completa» , «sobre aceptado» , «sobre firmado» , «sobre sellado» , «sobre finalizado» , etc. con su hora y fecha respectiva).

El botón «Descargar documento» descarga el pdf firmado por el o los participantes del sobre.

En caso de que el sobre contenga múltiples documentos enviados a los participantes, el botón «Descargar documento» sólo descargará el primero de los documentos firmados por los participantes.

En ese caso todos los documentos firmados por los participantes del sobre pueden descargarse desde la ventana de «Ficha detalle» que se abre al pulsar el botón de «Mostrar detalle» , pulsando en la flecha de descarga del documento firmado que se quiere descargar en el equipo del emisor.

Cuando la solicitud fue rechazada por el participante o alguno de los participantes, no se mostrará el botón para descarga de documentos para ese sobre en el panel de Documentos enviados pero sí el botón de descarga de evidencias de trazabilidad.

Dese la ventana de Ficha detalle también se pueden descargar los ficheros anexados por los participantes del sobre, pulsando en «Ver anexos» y luego pulsando en el botón de flecha de descarga en el anexo que se quiera descargar.

En todo caso el usuario emisor recibirá un email de finalización del sobre con el o los documentos firmados por todos los participantes, el documento de evidencias de trazabilidad, y los fichero anexados por todos los participantes en su caso.

Cada participante del sobre recibirá también un email de finalización con el o los documentos firmados por todos los participantes y los ficheros anexados por todos ellos.

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