Envíos mediante Combinación de correspondencia

La combinación de correspondencia permite crear solicitudes de firma para varios participantes en un mismo sobre enviando a cada uno de ellos un mismo documento personalizado de forma automatizada.

El documento se crea a partir de una plantilla de Word con los campos de contenido variable que se quieren personalizar para cada firmante como <<Nombre>>, <<Apellido>>, etc. cuyo contenido será informado automáticamente con los datos de cada participante provistos en un fichero Excel.

Así se crearán tantas solicitudes de firma como participantes contenga el fichero Excel. Cuando un participante abra el visor web para aceptar o firmar el documento verá el documento a firmar personalizado con la información relativa al mismo (su nombre, apellido, etc).

El emisor cargará la plantilla de documento contenida en el fichero Word al crear el flujo por correspondencia en la forma que se describe en el tutorial de Flujos.

Por ello, para crear una nueva combinación de correspondencia será por necesario haber creado previamente un flujo de combinación de correspondencia desde la sección flujos.

El fichero Excel lo cargará el emisor al crear una nueva combinación de correspondencia.

Una vez creado el flujo por correspondencia, abrir el panel de «Combinación de correspondencia» pulsando en la sección «Comb. correspondencia» del menú izquierdo.

Pulsar el botón «+ Nueva Combinación» , que abrirá la ventana de «Nueva combinación» para crear la combinación de correspondencia a partir de uno de los flujos de combinación de correspondencia ya creados.

Informar los campos obligatorios «Nombre de la combinación» y «Nombre del sobre» .

Pulsar en el campo «Flujos» para mostrar un menú con los nombres de los flujos de correspondencia creados y elegir el que se quiere utilizar para la nueva combinación.

El campo «Referencia» es opcional.

Pulsando en «Selecciona un documento de Excel (.xlsx)» se abrirá el explorador de archivos del equipo para cargar el documento Excel que contendrá los datos variables relativos a cada participante.

Pulsar en «Continuar» .

Desde este enlace se puede descargar un ejemplo de la plantilla .docx, así como de un .xlsx con los datos, (los datos también se pueden pasar en formato .csv). Las columnas marcadas en azul son necesarias, el resto hacen referencia a datos opcionales que en este caso necesita la plantilla Word de ejemplo, de modo que es personalizable.

*Las acciones disponibles para el flujo de combinación de correspondencia, cuando se crea el flujo, son: Aceptación simple sin firma digital, aceptación simple con firma digital, firma con OTP (código recibido por SMS), y firma por certificado del usuario. (Es decir, las opciones de firmas manuscritas (firma manuscrita y firma manuscrita + OTP) se excluyen de la funcionalidad de combinación de correspondencia).

*Los métodos de autenticación disponibles al crear el flujo por correspondencia son sin autenticación previa, aceptación de condiciones de uso, y autenticación por código OTP recibido por SMS. (Es decir, la autenticación por clave y la autenticación por MRZ quedan excluidas de la funcionalidad de combinación de correspondencia).

Funciona con BetterDocs

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