Documentos recibidos: Firma de documentos por parte del usuario

Pulsando en «Recibidos» en el menú izquierdo se cargará el panel de «Documentos recibidos» en el que se muestran las solicitudes de firma o aceptación de documentos recibidas por el usuario que es participante de un sobre enviado por un usuario emisor.

Cuando el usuario participante recibe la solicitud por email, en su panel de Documentos recibidos se mostrará la solicitud con estado «Listo para firmar» .

Cuando en el sobre intervienen varios participantes, cada uno de ellos recibirá email de solicitud de firma sólo cuando el anterior participante haya cumplimentado su acción. El orden de cumplimentación de las acciones de los participantes será el mismo orden en que fueron añadidos al sobre por el emisor durante la creación del sobre. En tal caso, en el panel de recibidos del primer participante el estado de la solicitud será «Listo para firmar» pero en el panel de recibidos del resto de los participantes el estado de su solicitud será «Pendiente» . A medida que vaya llegando el turno de firma a cada uno de los demás participantes, al haber cumplimentado el anterior la suya, el estado de su solicitud cambiará a «Listo para firmar» ; será entonces cuando ese participante reciba el email de solicitud de firma.

Pulsando en el botón «Listo para firmar» (que se muestra debajo de la cabecera del panel de enviados) se mostrarán sólamente las solicitudes recibidas por el usuario participante de un sobre en proceso cuando el usuario ya pueda cumplimentar su acción.

El botón «Listo para firmar» cambiará entonces a «Mostrar todos los estados» y al pulsar en él se mostrarán todas las solicitudes recibidas con independencia de cuál sea el estado de la solicitud y del sobre del que forman parte.

Los estados del sobre, como conjunto de solicitudes enviadas en una misma petición a varios participantes para firmar un mismo documento, sólo se muestran al emisor en el panel de Documentos enviados y pueden ser distintos de los estados de la solicitud que lo componen (ver el tutorial de Documentos enviados para más detalle).

Los estados de la solicitud en Documentos recibidos pueden ser:

Listo para firmar: cuando el participante puede comenzar el proceso de aceptación o firma.

Pendiente: Cuando el sobre tiene varios participantes, el estado de la solicitud del participante que tenga el turno de firma será «Listo para firmar» ; el estado de las solicitudes del resto de los participantes será «Pendiente» hasta que a cada participante le vaya llegando su turno de firma a medida que el anterior participante completa la suya (siguiendo el orden en que fueron añadidos al sobre por el emisor), momento en que el estado de su solicitud se actualizará a «Listo para firmar»:

Finalizado: cuando el emisor cancela el sobre; cuando el participante o cualquier participante del sobre no supere la autenticación requerida por el emisor quedando automáticamente cancelado el sobre; cuando el sobre ha vencido sin que todos los participantes hayan finalizado su solicitud; cuando participante rechaza el documento o cuando cualquiera de los demás participantes del sobre rechaza el documento en su solicitud; cuando el participante acepta o firma su documento hasta que los demás participantes del sobre no acepten o firmen el documento en su solicitud.

Firmado: cuando el participante único acepta o firma el documento, o cuando todos los participantes del sobre han aceptado o firmado el documento en su solicitud, es decir cuando el sobre que contiene todas las solicitudes ha finalizado correctamente.

El usuario que sin participar en la firma ni aceptación recibe notificación por email de los documentos y anexos del sobre cuando así lo estableció el emisor en «Recibe copia» al crear el sobre por flujo, también verá en su panel de Recibidos una solicitud con estado «Pendiente» ; esa solicitud se actualizará a «Firmado» (sin pasar por el estado «Listo para firmar» cuando todos los participantes hayan firmado su solicitud. (El emisor verá el estado de esa solicitud en su panel de Enviados como «Notificado»).

Nada más finalizar correctamente su acción todos los participantes, el estado de la solicitud de cada uno de ellos puede mostrarse durante unos segundos como «Finalizado» , ya que el sistema puede estar todavía enviando notificaciones a los participantes. Pulsar en el botón Refrescar para que el estado se muestre como «Firmado» .

El usuario participante puede realizar la acción requerida por la solicitud pulsando en el botón «Iniciar firma» en el panel de «Documentos recibidos» .

También, si necesidad de iniciar sesión en su cuenta de firmar.online, o incluso sin tener creada una cuenta, el participante puede realizar la acción requerida pulsando en el botón «Revisar y Aceptar» que se mostrará en el email que reciba con la solicitud de aceptación o firma.

Finalización de solicitud. #

La solicitud de aceptación o firma puede finalizar porque el emisor cancele el sobre en cualquier momento del proceso, porque el sobre quede automáticamente cancelado al no superar cualquiera de los participantes el proceso de autenticación requerido por el emisor o porque el sobre haya vencido sin que todos los participantes hayan finalizado su acción, porque cualquiera de los participantes rechace el documento, o porque el participante único o todos los participantes completen las acciones de autenticación y aceptación o firma requeridas.

Vamos a ver estos supuestos a continuación más detenidamente:

Finalización por cancelación del emisor. #

El emisor pude cancelar el sobre en cualquier momento antes de que finalice el proceso de aceptación y firma de todos los participantes del mismo. Al cancelarlo, el estado de la solicitud de cada participante se mostrará en su panel de Documentos recibidos como «Finalizado» .

Los participantes no recibirán email de cancelación, pero si un participante pulsa en «Revisar y Aceptar» en el email que recibió con la solicitud de aceptación o firma, el visor mostrará un mensaje de «Documento no disponible. Se ha actualizado el estado. El documento ya no se podrá firmar» .

Finalización por rechazo de un participante. #

El participante puede rechazar el documento cuya aceptación o firma le fue solicitada siguiendo los siguientes pasos:
1. Abrir el visor pulsando en «Iniciar firma» en su panel de recibidos o pulsando el botón «Revisar y Aceptar» en el email de solicitud recibido.
2. Cumplimentar la autenticación requerida (validación de clave, aceptación de condiciones, validación de código OTP, o validación de documento de identidad por MRZ) si el emisor lo solicitó.
3. Hacer scrol hasta el final del documento o documentos.
4. Pulsar el botón «Rechazar» en la esquina inferior izquierda.
5. Escribir el motivo del rechazo.
6. Pulsar en «Enviar» . El botón enviar sólo se activará cuando se informe el campo motivo de rechazo.

Si el participante rechaza la solicitud recibirá un email notificándole que la solicitud ha sido rechazada y el estado de la solicitud en el panel de recibidos pasará a ser «Finalizado» .

En caso de varios participantes si el primero de ellos rechaza su solicitud, el segundo o siguiente participante no recibirá el email de solicitud de firma ni tampoco email de que la solicitud ha sido rechazada por otro participante.

En el panel de Documentos recibidos del segundo participante la solicitud se habrá mostrado en estado «Pendiente» mientras el primer participante no realiza su acción; si el primer participante completa la firma o aceptación, la solicitud del segundo participante pasará a «Lista para firmar» ; y si el primer participante rechaza el documento, la solicitud del segundo participante pasará a estado «Finalizado» .

Finalización por aceptación y firma del participante. #

Vamos a describir brevemente el proceso de cumplimentación de las solicitudes describiendo los diferentes tipos de autenticaión y acción a realizar posibles.

Cuando un participante recibe un email de solicitud de aceptación o firma o, cuando siendo usuario, en su panel de Documentos recibidos se muestra una solicitud con estado «Listo para firmar» , el participante puede iniciar el proceso de cumplimentación de la solicitud pulsando en «Revisar y Aceptar» en el email recibido o en el botón «Iniciar firma» en el panel de Documentos recibidos.

Carga de visor web. #

Al pulsar «Revisar y Aceptar» o «Iniciar firma» se cargará un visor web que mostrará el método de autenticación requerido en la solicitud por el emisor, o si la solicitud no requiere autenticación previa se cargará directamente el documento para su lectura y aceptación o firma, o en su caso para ser rechazado por el participante.

Vamos a ver los métodos de autenticación que puede traer la solicitud.

Métodos de autenticación. #

Autenticación por clave. #

El participante tendrá que validar una clave que le habrá enviado el emisor. Si la clave es errónea se mostrará un mensaje de error. Si la clave es errónea al tercer intento, se mostrará el siguiente mensaje de error quedando el sobre con todas sus solicitudes automáticamente cancelado: «Número máximo de intentos superado. Por motivos de seguridad, se ha cancelado el documento» .

Autenticación por aceptación de condiciones. #

El participante tendrá que confirmar que acepta las condiciones de uso de firmar.online marcando el recuadro de aceptación que se muestra en la página de autenticación.

Pulsando en el enlace Condiciones de uso se abrirá en una nueva pestaña una página con las condiciones de uso de firmar.online.

Si el participante no acepta las condiciones, el documento no se cargará y no podrá progresar en el proceso de aceptación quedando la solicitud en estado de «Listo para firmar» hasta que se produzca el vencimiento del sobre.

El participante podrá ponerse en contacto con el emisor enviándole un email pulsando en el nombre del emisor que se mostrará a pie de página.

Autenticación por código SMS. #

Al pulsar «Iniciar firma» en Enviados o «Revisar y Aceptar» en el email de solicitud, el participante recibirá por SMS un código de validación conocido como «código OTP» («One-Time Password» o «Contraseña de un sólo uso») que tendrá que validar en la página de autenticación.

El participante puede solicitar el reenvío del código por nuevo SMS cada 60 segundos.

Si el código es incorrecto se mostrará un mensaje de error: «Se ha producido un error. Debe proporcionar un código OTP válido» , y se mostrará el número de intentos restantes.

Al tercer intento fallido se mostrará mensaje se mostrará el siguiente mensaje de error quedando el sobre con todas sus solicitudes automáticamente cancelado: «Número máximo de intentos superado. Por motivos de seguridad, se ha cancelado el documento» .

Antes de que el documento sea cancelado, si el participante lo necesita puede ponerse en contacto por email con el emisor pulsando en el nombre del emisor que se mostrará a pie de la página de autenticación.

Autenticación por MRZ. #

MRZ («Machine Readable Zone» o «Zona de lectura mecánica») es una parte situada en el reverso del documento de identidad que puede ser escaneada mecánicamente, permitiendo que una máquina pueda leer automáticamente la información de identidad del titular para su validación.

Al abrirse el visor web éste solicitará permiso para acceder a la cámara del dispositivo para que el usuario pueda escanear su código MRZ situando el reverso de su documento de identidad delante de la cámara y, cuando se muestre correctamente encuadrado y enfocado en la ventana de cámara del visor, pulsando el botón «Capturar» .

Si el participante deniega el permiso de acceso a la cámara del dispositivo no podrá realizar la autenticación, mostrándose el mensaje «Error en el acceso a la cámara. No ha sido posible acceder a la cámara, compruebe que ha dado los permisos necesarios y que la cámara no esté siendo ya utilizada» .

El participante podrá conceder permiso de acceso a la cámara después de haberlo denegado pero deberá cargar de nuevo el visor para que se muestre la página de autenticación con el permiso de cámara ya concedido.

Si el visor web se ha abierto antes en otra página para hacer la validación MRZ (por ejemplo se abre en el explorador Edge) y antes de finalizar la validación se intenta abrir en otra página (por ejemplo en el explorador Chrome), se mostrará error en el acceso a cámara. Para solucionarlo será necesario cerrar la página del visor que abrió la cámara en el otro explorador.

El sistema automáticamente validará que el documento de identidad coincide con el especificado por el emisor al crear la solicitud del participante. Si la validación es errónea, se mostrará un mensaje de error advirtiendo que «No se ha podido verificar el documento» .

El participante podrá ponerse en contacto con el emisor pulsando el nombre de emisor que se muestra en la ventana de error, en caso de validación errónea, o a pie de página en la página de autenticación.

En la validación MRZ no se ha establecido un límite de intentos fallidos.

Permiso de localización. #

Si no se hubiese solicitado autenticación, o pasada en su caso la autenticación previa, el visor web cargará automáticamente el documento o documentos cuya aceptación o firma se ha solicitado.

En ese momento el navegador web solicitará permiso para conocer la ubicación del firmante. Si se deniega el permiso, el firmante podrá continuar el proceso de aceptación o firma sin problemas. Sin embargo la geolocalización del firmante a través del acceso a los datos de ubicación preciso del dispositivo permite añadir mayores garantías probatorias a la firma.

Dependiendo del dispositivo, el sistema operativo y cómo esté configurada la privacidad en el equipo y en el navegador, el permiso se solicitará sólo la primera vez que se cargue el visor para firmar un documento o cada vez que se intente firmar un nuevo documento. La autorización de acceso a ubicación puede cambiarse, concederse o denegarse, desde los ajustes del navegador.
Para más información sobre privacidad y acceso a ubicación en Windows 10 y 11 con navegador Edge visitar este enlace
Para más información permisos de ubicación en el navegador Chrome visitar este enlace.

Lectura del documento y Anexo de ficheros. #

Cargado el documento, el participante podrá proceder a su lectura haciendo scroll hacia abajo. Si la solicitud tiene múltiples documentos, se mostrarán uno a continuación del otro.

Con múltiples documentos, en la parte superior derecha del visor se mostrará un botón circular con el número de documentos de la solicitud y el progreso de lectura de los documentos a medida que el participante haga scroll hacia abajo hasta llegar al final.

Además, se mostrará siempre un contador del número de páginas que mostrará el número de página actual del documento y el número total de páginas del mismo.

Si la solicitud requiere anexar al menos un fichero de forma obligatoria, el botón «Aceptar» situado al final del documento o del último documento si fueran varios, no se activará hasta que no se haya adjuntado un fichero en el anexo obligatorio.

La obligatoriedad del anexo se indicará con un asterisco «*» al final de su nombre.

Pulsando el botón «Adjuntar» se abrirá una ventana de «Adjuntos para el documento» que mostrará cada uno de los anexos opcionales y/u obligatorios de la solicitud. (El emisor puede haber solicitado todos los anexos como obligatorios, algunos anexos obligatorios y otros opcionales, o todos los anexos opcionales).

El botón de cámara permite tomar una foto con la cámara del dispositivo. El botón con flecha de carga permite cargar un fichero desde la memoria del dispositivo. Se pueden tomar consecutivamente múltiples fotos o cargar consecutivamente múltiple ficheros para cada anexo obligatorio u opcional.

Al pulsar «Aceptar» se cerrará la ventana de adjuntos y se mostrará el visor de documentos con el botón «Aceptar» documento activado si el participante adjuntó al menos un fichero en cada anexo marcado como obligatorio con un asterisco «*» .

Aceptación del documento. #

Pulsando en «Aceptar» se finalizará la solicitud si la acción requerida era «Aceptación simple sin firma digital» o «Aceptación simple con firma digital» .

En los demás casos se dará paso a la acción de firma propiamente dicha.

Firma del documento. #

Una vez aceptado el documento, si la acción requerida fue firma con OTP, firma manuscrita, firma manuscrita mas OTP, o firma por certificado, el participante podrá completar la firma del documento en la forma descrita a continuación.

Firma manuscrita. #

Aceptado el documento se abrirá la ventana de firma para que el participante trace su firma con el ratón, o con el dedo o un lápiz digital cuando el dispositivo lo permita.

La ventana mostrará una barra de progreso del trazo que tendrá color rojo cuando el trazo sea considerado insuficiente para ser aceptado como firma, y color naranja o verde cuando el trazo se considere suficiente u óptimo. Si el trazo es válido se activará el botón Firmar.

El botón «Borrar» permite eliminar la totalidad del trazo para poder repetirlo.

El botón «Cancelar» cerrará la ventana de firma y mostrará de nuevo el visor con el documento.

Al pulsar en «Firmar» se mostrará un mensaje de que el documento ha sido firmado.

Firma con OTP. #

Si la acción requerida por el emisor fue «Firma con OTP» , al aceptar el documento el participante recibirá inmediatamente un SMS en el teléfono determinado por el emisor al crear la solicitud, conteniendo un código de validación.

Si el código informado no es válido aparecerá un mensaje de error.
Al cabo de tres intentos fallidos se mostrará mensaje de que se han superado los intentos permitidos y el sobre ha quedado cancelado. Si el participante intenta repetir el proceso abriendo el email de solicitud de firma se mostrará un mensaje de que el documento ya no está disponible.

Normalmente la recepción del código es inmediata, pero el participante puede solicitar el reenvío de un nuevo código al cabo de 60 segundos.

El botón «Cancelar» cerrará la ventana de validación OTP mostrando de nuevo el visor con el documento.

Al pulsar «Aceptar» la firma con OTP quedará completada y se mostrará un mensaje de que el documento ha sido firmado.

Firma manuscrita + OTP. #

Cuando la acción a realizar sea firma manuscrita + OTP, una vez aceptado el documento se abrirá la ventana de firma descrita para la acción «Firma manuscrita» , y después de enviada la firma manuscrita el participante recibirá un SMS con código de validación al tiempo que se abre la ventana para validar el código OTP de la misma forma descrita para la acción «firma con OTP» .

Al enviar el código válido la firma manuscrita apoyada por el código OTP quedará completada.

Firma con certificado del usuario. #

Esta acción sólo se puede llevar a cabo en ordenadores personales, portátiles o de escritorio con sistema operativo Windows.

Aceptado el documento, el sistema buscará un certificado válido instalado en el PC.

Para llevar a cabo esta operación, además de tener un certificado válido en el equipo, es necesario tener instalado Java en el ordenador.

Si el equipo no tiene instalado Java el escaneo no podrá encontrar el certificado y al cabo de unos segundos se mostrará un mensaje indicando que «el proceso está tardando más tiempo del esperado» y «Asegúrese de tener java instalado en su equipo» , junto con un link a la página oficial de Java para descargar e instalar Java en su caso.

Después de descargar e instalar Java en el quipo será necesario pulsar en el botón «Cancelar» de la ventana de aviso, mostrándose otra vez el documento, y pulsar de nuevo en «Aceptar» el documento.

Entonces una ventana solicitará permiso para abrir «JavaTM Web Launcher» . Pulsar en «Abrir» .

Teniendo Java instalado se solicitará permiso para ejecutar la aplicación Ecosignature de Edatalia, que permitirá seleccionar el certificado y completará con él la firma. Pulsar «Ejecutar» .

Al ejecutar la aplicación se mostrará una ventana con todos los certificados disponibles encontrados. Seleccionar el certificado pulsando sobre él y pulsar «Aceptar» .

Con ello quedará completada la firma con certificado mostrándose mensaje de Documento firmado.

Una vez que el participante único finaliza la solicitud aceptando o aceptando y firmando el documento, el estado de la solicitud en el panel de Documentos recibidos pasará a ser «Firmado» .

Si hay varios participantes, el estado de la solicitud del participante que completa la firma será «Finalizado» ; y cuando todos los participantes finalicen aceptando o firmando su solicitud, quedando completado el sobre, el estado de todas las solicitudes se actualizará a «Firmado» .

Al finalizar el sobre el estado de las solicitudes puede mostrarse como «Finalizado» hasta que el sistema envíe todas las notificaciones relativas al sobre, y después se actualizará a «Firmado» .

En el panel de Documentos recibidos también existirá un botón de «Mostrar detalle» que abrirá la ventana de «Ficha detalle» con información relativa a de la ID y nombre del sobre, estado de la solicitud, nombre y email del remitente, y fecha de creación y expiración del sobre.

Todos los participantes del sobre recibirán un email con los documentos firmados y los ficheros adjuntados por todos ellos, excepto en caso de que el sobre se haya creado por medio de flujo y el emisor no hubiese marcado al crear el flujo la opción de «Enviar documento firmado al participante» en cuyo caso los participantes no recibirán los documentos firmados ni los anexos del sobre.

El emisor recibirá email con los documentos firmados y los ficheros adjuntados por todos los participantes, y además un documento con las evidencias de trazabilidad, excepto en caso de que el sobre se haya creado por medio de flujo y el emisor no hubiese marcado al crear el flujo la opción de «Enviar documentos firmado al emisor» en cuyo caso el emisor no recibirá el email a la finalización del sobre.

El emisor podrá comprobar el estado del sobre finalizado en su panel de Documentos enviados. Para más información sobre el panel de enviados del emisor ver el tutorial de «Documentos enviados» .

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