Mi Empresa: Gestión de equipos y usuarios

Presentación. #

La sección «Mi empresa» se abre pulsando en el icono del perfil de usuario, en la esquina superior derecha de la página, y pulsando «Mi empresa» en el menú derecho desplegado.

Esta sección permite al usuario crear equipos de invitados colaboradores de su empresa que tendrán acceso a los sobres de solicitudes de firma creadas dentro del equipo y a los paneles de Flujos y de Documentos enviados compartidos por el equipo .

Perfil de empresa. #

Por defecto, el nombre de empresa será el del usuario que creó la cuenta. En el apartado «Información» de Mi empresa el usuario puede editar el nombre y NIF de la empresa pulsando en el icono de lapicero que se muestra en el nombre, y pulsando «Actualizar» cuando se han realizado los cambios. El campo NIF no es obligatorio y puede dejarse sin informar.

El nombre de la empresa se mostrará en el email de invitación recibido por quienes sean invitados a unirse al equipo.

Gestión de usuarios de administración. #

El botón «Gestionar usuarios admin» abre una ventana con el mismo nombre que permite al usuario empresa designar como administradores de equipos a cualquiera de los invitados añadidos a un equipo.

Por ello, para poder seleccionar un administrador de equipos primero será necesario invitar a una persona a unirse a un equipo en la forma que veremos en el apartado «Equipos» , y luego añadirle como administrador pulsando en la casilla de selección al lado de su nombre en la ventana «Gestionar usuarios admin» y pulsando «Aceptar» .

Al aceptar su invitación activando su cuenta, los invitados se incorporan a su equipo con rol básico, sin funcionalidades de administración. Pero el usuario empresa u otro administrador puede atribuir a cualquiera de ellos el rol de administración.

Crear equipos. #

El botón «+ Crear equipo» permite al usuario crear equipos de su empresa.

Al pulsar en Crear equipo se abrirá una ventana para informar el nombre del equipo y crearlo pulsando en «Crear»

Por defecto, existirá creado un «equipo principal» teniendo como componente único del equipo al usuario empresa titular de la cuenta.

Invitaciones a unirse a un equipo. #

El usuario empresa o cualquier invitado administrador podrá invitar a otras personas a unirse a cualquiera de sus equipos ya creados pulsando en el botón de invitar usuario que se muestra en la columna de «Acciones» , a la derecha del nombre del equipo, con un signo «+» .

Al abrir así la ventana «Invitar usuario» se mostrará el nombre del equipo del que formará parte el invitado, requiriendo como obligatorios el email, nombre y apellido o apellidos de la persona a quien se va a invitar.

El campo nombre deberá tener al menos 4 caracteres y el campo apellidos al menos 2 caracteres.

Respecto al email del invitado, sólo se permite enviar invitaciones a direcciones de email que no estén ya registradas en firmar.online, ya que la cuenta del invitado será una cuenta dependiente de la empresa que lo invitó; el contenido principal de la cuenta del invitado será el compartido por todos los invitados que formen parte de un mismo equipo o equipos de esa empresa, además de tener ciertas restricciones en su cuenta si tiene rol de usuario básico.

Ello impide que una misma dirección de email pueda ser invitada por varias empresas, ya que al aceptar la invitación en el email recibido en la forma que ahora veremos la cuenta del usuario invitado quedará activada.

Es posible utilizar alias en las direcciones de email, por ejemplo añadiendo +1 antes de la @ si el proveedor de email lo permite, para crear cuentas diferentes a las ya registradas para una misma persona.

El invitado recibirá un email informándole de que ha sido invitado a unirse a Firmar.online por la empresa que le envía la invitación.

Al pulsar el botón «Únete ahora» en el email recibido se cargará una página para iniciar sesión en Firmar.online, con su nombre y email como campos protegidos, en la que sólo tendrá que crear una nueva contraseña escribiéndola dos veces para confirmarla, y pulsar en «Iniciar sesión» .

La nueva contraseña deberá tener como mínimo seis caracteres con al menos una mayúscula, una minúscula, un número del 0 al 9, y un carácter no alfanumérico.

Al pulsar «Iniciar sesión» quedará automáticamente activada la cuenta de invitado de equipo y se se le mostrará la página de acceso con el botón de «Acceder» . Pulsando en «Acceder» se cargará el panel de «Documentos enviados» en el que verá ya cargados todos los sobres creados desde ese equipo por el usuario empresa o por cualquiera de los invitados que forman parte del equipo.

También tendrá acceso a la sección de flujos, con las restricciones que veremos después, y a la de combinación de correspondencia compartidas por el equipo.

A parte, tendrá acceso no restringido a la sección de Herramientas de la cuenta (añadir sello, añadir firma digital, y validar documentos firmados) y a las secciones del menú de perfil, estando restringida la sección Empresa sólo a los administradores del equipo, como ahora veremos.

Desde el botón «Gestionar invitaciones sin confirmar» se podrán reenviar o eliminar las invitaciones que todavía no han sido aceptadas por los usuarios a los que se ha invitado.

Gestionar usuarios de equipo. #

El usuario invitado que active su cuenta quedará automáticamente añadido al equipo desde el que se le invitó.

Pulsando el icono de «Gestión de usuarios» de equipo situado a la derecha del nombre del equipo (junto al icono de lápiz) del panel «Mi empresa» , el usuario empresa o un invitado administrador puede abrir la ventana de «Gestionar usuarios de equipo» de ese equipo, mostrando el nombre del equipo y nombre y email de todos los invitados a cualquiera de los equipos de la empresa.

Los añadidos a ese equipo tendrán marcada la casilla que se muestra junto a su nombre. Los eliminados del equipo o que no han sido añadidos al mismo tendrán desmarcada la casilla de pertenencia al equipo.

Así, para añadir a un invitado a un equipo de la empresa o eliminarlo de él, basta con abrir la ventana de «Gestionar usuarios» del equipo y marcar o desmarcar la casilla de pertenencia al equipo. Estas acciones sólo podrán realizarlas el usuario empresa o los invitados convertidos en administradores; los invitados con rol básico no tendrán acceso al panel de «Mi empresa» .

Un mismo invitado podrá estar añadido a múltiples equipos de la empresa al mismo tiempo.

El invitado que haya sido añadido a varios equipos verá en su panel de «Documentos enviados» una pestaña desplegable de «Equipo activo» en la que podrá seleccionar el equipo cuyos sobres de solicitudes de firma se mostrarán en el panel, haciendo las veces de filtro automático por equipo.

Si el usuario empresa o un invitado administrador elimina al invitado de un equipo, ese equipo no se mostrará ya en el menú desplegable de «Equipo activo» en el panel «Documentos enviados» del usuario invitado y los sobres de solicitud de firma creados con ese equipo tampoco se mostrarán ya su panel de «Documentos enviados» .

Si el invitado sólo fue añadido a un único equipo no se mostrará el desplegable de «Equipo activo» en su panel de Documentos enviados, mostrándose automáticamente los sobre creados en ese equipo por cualquiera de sus miembros.

Si el invitado ha sido eliminado de todos los equipos a los que fue añadido, el panel de Documentos enviados no mostrará ningún sobre, y al entrar en el panel un mensaje le advertirá que «No se han podido obtener los sobres» .

Del mismo modo, el usuario empresa o un invitado con rol de administrador que haya creado varios equipos verá también en su panel de «Documentos enviados» el desplegable de «Equipo activo» con el que puede seleccionar el equipo cuyos sobres se mostrarán en su panel de Enviados. Si se elimina a sí mismo de un equipo en la ventana de «Gestión de usuarios de equipo» de ese equipo, el equipo no se mostrará en el menú de «Equipo activo» y los sobres creados desde ese equipo no se mostrarán en su panel de Documentos enviados.

Nuevo envío #

Cualquiera de los miembros de un equipo, con independencia de su rol, puede crear nuevos envíos de sobre con opción predeterminada o mediante flujo de sobre, y nuevas combinaciones de correspondencia a partir de flujo de correspondencia.

Si un invitado ha sido eliminado de todos los equipos de la empresa a los que había sido añadido, al pulsar «Nuevo envío» en el panel de «Documentos enviados» recibirá un mensaje de error advirtiéndole que no está asociado a ningún equipo.

Nuevo envío de sobre predeterminado. #

Al crear un nuevo envío de sobre, el sobre se creará en el equipo único al que esté añadido el invitado que lo crea; si el invitado está añadido en varios equipos, el sobre se creará en el equipo que se muestre a la vista en el desplegable de equipo activo del panel de Documentos enviados. El sobre de solicitudes de firma así creado se mostrará en el panel de Documentos enviados de todos los invitados que integran el equipo permaneciendo activados en él.

Nuevo envío mediante flujo. #

Al crear un nuevo envío de sobre mediante flujo de sobre, o un nuevo envío de combinación de correspondencia mediante flujo de correspondencia, el miembro invitado del equipo podrá seleccionar cualquiera de los flujos creados por el usuario empresa o por cualquiera de los administradores. Los flujos, siendo plantillas personalizadas y con acciones y autenticaciones preseleccionadas por el usuario que lo crea, no están restringidos por equipos.

Creación y gestión de flujos. #

Sólo los miembros del equipo con rol de administrador pueden crear, editar, eliminar y duplicar flujos de sobre o de combinación de correspondencia.

Los invitados con rol básico tendrán deshabilitado el botón de crear flujo, y los de eliminar y duplicar flujo en el panel de Flujos de su cuenta de equipo, pero sí podrán ver el contenido de los flujos creados por el usuario empresa o por un invitado administrador pulsando en el botón «Mostrar detalle» de la columna Acciones en el panel de Flujos; sin embargo el invitado con rol básico no podrá hacer cambios en el flujo al estar deshabilitado el botón «Guardar» en la ventana de Detalle del flujo.

Roles de invitados. #

Las personas invitadas por el usuario empresa y que activen su cuenta al aceptar la invitación tendrán el rol de usuario básico en todos los equipos a los que sean añadidas. Ello implica que en su cuenta no tendrán acceso a la sección «Mi Empresa» , no pudiendo por tanto gestionar usuarios, crear equipos ni realizar invitaciones a equipos. Tampoco podrán crear ni gestionar nuevos flujos en la sección de flujos; pero sí podrán hacer nuevos envíos de sobres predeterminados o de sobres o combinaciones de correspondencia usando los flujos creados por los usuarios administradores.

En todo caso, el usuario empresario o un invitado administrador podrá atribuir a cualquier invitado, o a varios a la vez, rol de administrador pulsando en el botón «Gestionar Usuarios Admin. » y seleccionando la casilla correspondiente al email al que se le quiere atribuir ese rol de administrador.

Los invitados a los que se les atribuya rol de administrador tendrán en su cuenta la sección de «Mi Empresa» cuyo contenido y atribuciones serán las mismas que las del usuario empresa que los invitó.

Los administradores también podrán crear nuevos flujos para sobres y para correspondencia, que se mostrarán en las cuentas activadas de todos los invitados a ese equipo. Y como todos los demás invitados, los administradores podrán también hacer nuevos envío de sobres de solicitud de firma de forma predeterminada o mediante flujo, o de combinación de correspondencia mediante flujo.

Los invitados, tengan rol básico o de administración, verán en la sección «Mi perfil» de su cuenta el apartado «Mis equipos» en el que figurarán los nombres de los equipos a los que están añadidos. Si han sido añadidos a varios, el primer equipo al que fueron añadidos será el equipo «Por defecto» que se mostrará primero en el desplegable de Equipo activo.

Todos los invitados compartirán los mismos créditos disponibles de la cuenta del usuario empresa que los invitó.

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