Seguimiento de envíos en firmar.online

Mediante este documento vamos a explicar cómo realizar el seguimiento de los envíos de firma remota realizados desde app.firmar.online.

Listado de envíos realizados #

Al ingresar en la plataforma app.firmar.online, automáticamente vemos la pantalla con el listado de los diferentes envíos realizados. La columna Estado (marcada en verde en la imagen 1), nos indica el estado en el que se encuentran los diferentes sobres, ya sea completado, rechazado, cancelado, caducado, erróneo, etc.

Si necesitamos buscar un envío en concreto, podremos hacerlo mediante las flechas, (marcadas en amarillo en la imagen 1). Éstas nos proporcionan la posibilidad de navegar entre las diferentes páginas del listado de sobres enviados.

Filtros de búsqueda #

Pese a lo anterior, para localizar un envío de manera más eficaz, tenemos los filtros, (botón FILTROS marcado en naranja en la imagen 1).

Al hacer clic en este botón se nos abrirá una ventana emergente y rellenando los campos necesarios para realizar la búsqueda, podremos localizar uno o varios envíos en concreto:

En la parte inferior de la ventana podemos observar tres botones:

  • LIMPIAR: para resetear todos los campos.
  • CERRAR: para cerrar la ventana emergente
  • FILTRAR: para lanzar la búsqueda con los valores introducidos.

Ficha detalle #

Para ver el detalle de un envío concreto, hacemos clic en el icono del ojo, (marcado en rojo en la imagen 1).
Al acceder a él se nos presentará una ventana flotante en la que podremos observar toda la información sobre ese envío en concreto, (Imagen 3).

Desde esta ventana podremos acceder a ver toda la información al respecto del envío:

  • Información acerca de los participantes:
    • Datos de cada uno de los firmantes que intervienen en el envío
    • Estado del envío respecto a cada uno de los firmantes que han intervenido en él, (naranja)
    • Tipo de firma a realizar y el método de autenticación para cada uno de los firmantes que intervienen en el proceso de firma
    • Documentos anexos solicitados al firmante, (rojo)
  • Información acerca del sobre enviado:
    • Estado del envío en general, (amarillo)
    • Identificador del sobre, (azúl)
    • Nombre del sobre
    • Nombre del documento/s enviado/s
    • Fecha y hora en la que se ha producido el último evento del proceso
    • Método en el que se ha realizado el envío 
  • Adicionalmente tenemos tres botones (verde):
    • Refrescar: Para actualizar los datos, ya que el envío puede encontrarse todavía en proceso y los datos pueden variar.
    • Cerrar: para cerrar la ventana
    • Ver eventos: explicamos este botón en el siguiente punto.

Eventos del proceso de firma #

Al hacer clic en el botón EVENTOS de la ventana del detalle de un envío, se abrirá la siguiente ventana emergente, (imagen 4):

En esta ventana podremos ver:

  • Nombre del envío o sobre, (azul)
  • Número total de eventos registrados hasta el momento, (rosa)
  • Cronología: cada punto azul (naranja), nos describe un evento.
  • Botón refrescar: Si hacemos clic en este botón, se actualizarán los datos y cambiará el número de eventos registrados (rosa), al tiempo que, si hay más que antes de haber refrescado, se irán añadiendo a la cronología, cada uno vendrá representado por un nuevo punto azul (naranja)
  • Botón Cerrar, desde el cual podremos cerrar la ventana de eventos.

Trazabilidad de los SMS #

Tanto la entrega al firmante de los códigos OTP mediante SMS, así como la inserción de los mismos por parte de éste, se verán reflejadas en la ficha de eventos.
En la siguiente imagen hemos marcado en rojo el evento correspondiente a la entrega y el verde el evento correspondiente a la inserción del código OTP.

Más abajo, dejamos una captura de nuestra propia BBDD, (imagen 6), en la que se puede observar como los datos que aparecen en los eventos corresponden con los datos que recopilamos en ella y que a su vez nos proporciona nuestro proveedor de SMSs.
En la columna smsStatus vemos como el estado del SMS es DELIVRD, es decir, Delivered, (Entregado en inglés)

Otras funcionalidades #

El icono con tres puntos verticales que aparece al final de cada uno de los envíos, (Imagen 1, color verde), nos da la posibilidad de:

  • Descargar los documentos que contiene ese envío. (Imagen 6)
  • Descargar las evidencias del proceso de firma. (Imagen 6)
  • Borrar los documentos del servidor. (Imagen 6)

Funciona con BetterDocs

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