Manual de ecoFactura Desktop

Manual de usuario de ecoFactura Desktop

Sobre este documento #

Este documento contiene el manual de usuario de ecoFactura v.3.0.32.25 para de 32 bits.

Para realizar la instalación de ecoFactura en Windows 7 y versiones superiores, información sobre la activación de licencia y modos de funcionamiento, consultar la Guía de instalación de ecoFactura.

Introducción #

ecoFactura es la solución de escritorio para firma digital de documentos.
En este manual explicamos paso a paso el proceso de configuración de las distintas posibilidades que posee el programa.

Configuración de procesos #

Para acceder a la configuración de los procesos, una vez abierto ecoFactura desktop, iremos a Herramientas -> Configuración de procesos.

Pantalla General #

Al acceder a la Configuración de Procesos del menú, se abre la siguiente ventana, donde tenemos todas las opciones de configuración del programa.
Podemos generar tantos procesos como nos haga falta, dependiendo del número de certificados que tengamos, del número de empresas, departamentos de nuestra empresa, tipos de firma, con envío y sin envío, etc…

Para crear un nuevo proceso deberíamos darle al botón Nuevo y proporcionar el nombre con el que queremos identificarlo.
Una vez creado el proceso, podemos decirle si queremos que este habilitado o no.
A continuación vamos a definir todas las carpetas que vamos a utilizar para nuestros documentos pdf:
Podemos hacerlo de dos maneras:

• Generando en nuestro disco duro las carpetas y direccionando la ruta de las carpetas
• Mediante el botón “Autogenerar ruta de carpetas”, de modo que el programa nos abra el explorador de archivos para crear toda la estructura.

• Carpeta de entrada: directorio para almacenar los ficheros que van a ser procesados por la aplicación.
• Carpeta de salida: directorio en el que se almacenan los documentos procesados correctamente.
• Carpeta de impresos: carpeta que aloja a los ficheros que no se han podido enviar electrónicamente al cliente para ser impresos en la impresora indicada en la configuración.
• Carpeta pre-impresión: a este directorio se moverán los documentos que no se han podido enviar al cliente y deseamos que no se impriman en ese momento.
• Carpeta errores: se utilizará para almacenar los ficheros procesados de manera errónea.
• Carpeta descartados: carpeta donde se va a dejar el documento pdf que no queremos utilizar.

Además, tenemos una serie de opciones que podemos utilizar para configurar como y donde queremos que nos deje los documentos pdf:

Por ejemplo, el checkbox “Guardar los ficheros procesados siempre en Salida” permite guardar siempre todos los ficheros procesados correctamente en la carpeta de Salida independientemente de si han sido enviados a los directorios de Impresión y Pre-Impresión.

El checkbox “Crear copias de los ficheros si ya existen en los directorios de salida” permite o no crear copias de ficheros si éstos ya existen, si existen los

ficheros se pasarán a llamar “Copia (X) de YYYY” donde YYYY es el fichero original y X el número de copia creada. Si se desmarca éste checkbox se procederá a la sobreescritura del fichero si éste ya existía.

Otras opciones que se pueden configurar en esta pantalla son aquellas que tienen que ver con el modo de búsqueda en los documentos.

La opción seleccionada por defecto será la del “Contenido” ya que para realizar el parseo del fichero a procesar tiene en cuenta el contenido del mismo. La “Búsqueda Nativa” siempre se encontrará activada, se recomienda desactivarla sólo en caso de que no funcione correctamente la búsqueda.

La otra opción que se dispone en el “Modo de búsqueda” es la de “Camino o nombre” en la que los datos que se necesitan son tomados del parseo del nombre o del camino del fichero a procesar. Hay que tener en cuenta que si se selecciona esta opción el proceso no será compatible con la separación de PDF’s.

Por último se encuentra la opción de visualizar un documento PDF para testear su contenido y extraer el texto de las páginas con la finalidad de poder analizarlo de forma correcta. Si se pulsa en el botón de “Visualizador de PDF en formato TEXTO” aparecerá un cuadro de diálogo para poder seleccionar el fichero PDF a analizar. 

Pantalla eFirma #

En este apartado definimos todo lo referente a la firma del documento

• Certificado del almacén de Windows: le direccionaremos al almacén de Windows donde está el certificado.
• Certificado de un fichero PFX: le direccionamos a la carpeta donde se encuentra el certificado pfx.
• Certificado de un disp. PKCS#11: con el lector de tarjetas conectado, le direccionamos a donde se encuentra el certificado.

En esta pantalla de eFirma hay dos opciones avanzadas referentes a la firma electrónica.
Se permite seleccionar la firma con sello de tiempo TSP y validación OCSP. Si se activa el “Sellado de tiempo” se generará un sello de tiempo seguro sobre el documento procesado, para ello se realizará una conexión a la URL indicada, por defecto a http://timestamping.edelweb.fr/service/tsp , puede ser que el servidor requiera autenticación, para ello están los campos de “Usuario” y “Contraseña”. Si se activa esta opción se deberá indicar también el tipo de sello de tiempo que se va a utilizar, éstos pueden ser: genérico (ES-T), sólo referencias (ES-C, ES-X), referencias y revocación (ES-X-L) o de archivo (ES-A).

Cuando se active la “Validación del estado del certificado (OCSP)” se realizará una conexión a la URL indicada para validar el certificado seleccionado. Si se activa la opción “URL automática”, la aplicación calculará la URL OCSP automáticamente si está disponible en el certificado y si no se usará la indicada en la parte superior. Los campos de “Usuario” y “Contraseña” son como en el caso anterior por si el servidor con el que se pretende conectar necesita autenticación para acceder a él.

Por último, se dispone de una opción activada por defecto que es la de “Añadir extensión .firm a los documentos firmados“, de esta manera se permitirá conocer a simple vista qué documentos han sido firmados digitalmente y cuáles no. La extensión .firm es la extensión propia de la firma digital.

Pantalla PDF #

La pantalla PDF permite configurar las opciones avanzadas de la firma electrónica en un fichero PDF y la posibilidad de adjuntar el XML al fichero firmado.
Las propiedades avanzadas que se pueden configurar respecto a la firma de un fichero PDF son la razón de la misma, la ubicación, la información del contacto y la posibilidad de que se puedan rellenar formularios o añadir comentarios sin afectar a la integridad de la firma del documento; de esta forma se estará creando una firma certificada.

La segunda opción de configuración presente en esta pantalla es la posibilidad de “Adjuntar el fichero XML“. Esta opción es utilizada por numerosas empresas, sobre todo las que tienen un volumen de ficheros y facturas grandes, ya que ofrece la posibilidad de adjuntar al fichero PDF de la factura el XML correspondiente. Para ello hay dos formas de hacerlo, buscar el archivo XML e incluirlo junto con el fichero PDF o buscar el fichero XML y enviarlo junto con la factura PDF por email. Hay que tener en cuenta que al activar cualquiera de estas dos opciones, se desactivará el procesamiento de ficheros XML para todo el proceso.

Existe una última opción de configuración dentro de esta segunda parte que es la posibilidad de no firmar el fichero XML que se adjunta con el documento PDF si éste va a ser firmado.

Pantalla Gráfico #

En esta pantalla se decidirá si incluir el gráfico de la firma y si es así en qué lugar del documento aparecerá.

En primer lugar se deberá decidir si el objeto gráfico de la firma va a ser visible o no.

A continuación se permite elegir la posición y el tamaño del gráfico en el documento, y en qué páginas se desea que aparezca, si en la primera página, en la última, o en una página especificada en la aplicación.

Ahora podemos elegir que el fondo de la imagen sea transparente o no, y el color que queremos para ese fondo.

Tras esto, se podrá configurar varios parámetros referentes al tamaño de los textos que van a aparecer en ella, como puede ser el título, el sello de tiempo (la fecha en la que se firmo), el título de la sección (firmante, llave pública) y el texto de la sección.

Por último, en esta pantalla relacionada con el gráfico de la firma se permite indicar si dicha imagen será imprimible o no.

Pantalla Cifrado #

En la pantalla de Cifrado de un documento PDF se podrá configurar cuál va a ser la contraseña que se va a utilizar para el cifrado de los documentos y los permisos que se otorgarán a ese fichero PDF.

Nota

El cifrado del documento no se producirá si no se encuentra activada la firma electrónica del mismo.

Para que se pueda elegir alguna de las otras opciones que hay para seleccionar la contraseña de cifrado es necesario que el módulo de base de datos se encuentre activado, sino estas opciones aparecerán desactivadas y no se podrá acceder a ellas.

Si se activa esta pantalla se cifrará el documento PDF a la vez que se firma con la contraseña especificada. Al elegir alguna de las dos opciones de esta parte se anulará la contraseña especificada anteriormente y se utilizará la opción elegida.

Si se elige “Contraseña=Secuencia de búsqueda” se utilizará si se encuentra el NIF o CIF de la empresa como contraseña de cifrado del documento PDF. En este caso se eliminará el NIF del nombre del fichero de salida resultante.

Y si por el contrario se elige “Contraseña=Campo de BBDD” se buscará el NIF o CIF de la empresa en el documento y se realizará una consulta a la base de datos para obtener la contraseña almacenada correspondiente con el NIF obtenido.

Por último, se puede configurar el cifrado del documento PDF para que se restrinjan una serie de operaciones permitidas en los ficheros PDF.
El cifrado de estos documentos se utiliza para imponer una serie de permisos al usuario final del PDF.
Las opciones disponibles son aquellas marcadas en amarillo en la siguiente imagen:

Pantalla Imagen WM #

Esta pantalla de Imagen WM ofrece la posibilidad de insertar una imagen como marca de agua en los documentos procesados.
Para ello, se deberá pulsar en primer lugar en el botón de examinar y seleccionar la imagen a utilizar como marca de agua, la imagen debe estar en formato BMP.

Tras seleccionar la imagen, se podrá elegir el ángulo de la misma.

También podemos seleccionar si la imagen será insertada delante o detrás del contenido que existiera en el PDF, y la opacidad de la imagen, es decir, la transparencia de la imagen.

A continuación, se encuentra la opción de elegir la posición donde la imagen va a aparecer en el documento PDF, si a medida, especificando las coordenadas correspondientes o en una posición predefinida, (se permite incluir un desfase en X e Y).

Después de haber elegido la posición de la imagen, se elegirá su localización , si se desea que aparezca en todas las páginas, en una única o en un rango de páginas especificado.

Por último, se encuentra la opción de “Sólo añadir marca de agua si existe email” que se utilizará para evitar que aparezca la imagen seleccionada por el usuario cuando el documento vaya a ser impreso ya que todo documento pasa a ser impreso sino se encuentra una dirección de correo electrónico válida.

Pantalla Texto WM #

Esta pantalla de Texto WM es similar a la anterior, ofrece la posibilidad de insertar un texto como marca de agua en los documentos PDF procesados.
Estas son las opciones configurables acerca del texto como marca de agua:

• Con la opción de “Fuente” diremos el tipo de fuente, tamaño, color… que queremos que tenga el texto.
  Para seleccionar el texto que se va a insertar se puede ayudar de varias variables configuradas ya por defecto en la lista del desplegable.
• También se tiene la opción de modificar el ángulo del texto, podemos seleccionar si el texto será insertado delante o detrás del contenido del PDF, y la opacidad.
• Se puede también configurar la dirección del mismo, (horizontal o vertical).
• A continuación, está la opción de elegir la posición del texto donde va a aparecer en el documento PDF, si a medida especificando las coordenadas correspondientes o en una posición predefinida, (se nos permite incluir un desfase en X e Y).
• Después de haber elegido la posición del texto, se elegirá su localización , si se desea que aparezca en todas las páginas, en una única o en un rango de páginas especificado.
• Por último, se encuentra la opción de “Sólo añadir marca de agua si existe email” que se utilizará para evitar que aparezca la imagen seleccionada por el usuario cuando el documento vaya a ser impreso ya que todo documento pasa a ser impreso sino se encuentra una dirección de correo electrónico válida.

Pantalla Fusión de PDF #

En esta pantalla se ofrece la posibilidad de activar la fusión de documentos, permite fusionar varios documentos al fichero que se está procesando en ese momento. De esta manera por ejemplo, se puede adjuntar junto con una factura los documentos que se quieran, como puede ser la factura de la luz o del agua si se trata del alquiler de un local, estos documentos adjuntados no es necesario que se encuentren en formato PDF, pudiendo fusionar junto con el original cualquier tipo de documento.

Para realizar la fusión de documentos existen dos opciones:

• “Adjuntar fichero en el mismo directorio del procesado cuyo nombre coincida con el fichero procesado” (opción marcada en rojo)
  Esta opción se utilizará para la fusión de documentos que se encuentren bajo el mismo directorio y con el nombre del fichero igual.
  Por ejemplo, si en el directorio de Entrada se encontrasen los ficheros “Factura1.pdf” y “Factura1.txt” activando esta opción serían fusionados en uno solo.
• “Adjuntar los ficheros que se encuentren en la ruta y máscara indicadas” (opción marcada en naranja)
  Opción utilizada para fusionar ficheros que se encuentren en un directorio diferente del de Entrada del proceso.
  Como se ha comentado anteriormente esta opción permite adjuntar cualquier tipo de fichero. En el campo máscara se permite incluir caracteres (“*”, “?”) para incluir o excluir ficheros que se encuentren bajo ese directorio. Como se puede observar en la leyenda se pueden incluir las variables de entorno del nombre del documento (##PDFFileName##) y de la secuencia de búsqueda especificada en el módulo de bases de datos (##SEC##). Si se ha usado separación agrupada sin enlazar a bases de datos, se puede usar ##SECSEP## para la expresión que hemos configurado en ese apartado.

Si el fichero que se pretende fusionar es un fichero PDF existe la opción de combinar los documentos, (opción marcada en amarillo)
En esta pantalla se permite especificar la posición de la fusión o combinación de los ficheros que se van a adjuntar, existen tres opciones disponibles, que el documento se incluya en la primera página, en la última o en una especificada por el usuario.

Por último, existe la posibilidad de eliminar los ficheros que hayan sido adjuntados (opción marcada en azul)

Pantalla Variables de Entorno #

Con este módulo de Variables de entorno se permite la utilización de variables definidas por defecto, como pueden ser “C_F66_Ingresar” o “C_Nomina_Devengado” u otras creadas por el propio usuario. Para crear una nueva variable de entorno bastará con incluir la máscara de búsqueda adecuada e indicarla en esta pantalla.

Las variables de entorno pueden ser de gran utilidad en el envío de email y mensajes de texto ya que pueden informar al usuario (campo Asunto del correo o mensaje de texto del SMS) de datos significativos de sus facturas de forma rápida y eficaz. Para utilizarlas bastará con incluir el nombre de la variable entre los símbolos “##”, por ejemplo, ##TOTAL##.

Existe una opción muy importante en este módulo y es la activación del sumatorio, de esta manera se sumarán los datos indicados por la máscara de búsqueda y se almacenará en la variable de entorno indicada, puede resultar muy útil para indicar una cantidad total de algún concepto incluido en el fichero original.

La siguiente imagen muestra la pantalla donde pueden configurarse las máscaras de búsqueda de las variables de entorno, como se puede observar estas máscaras están indicadas por una expresión regular:

Expresiones regulares. Qué son y cómo se utilizan #

Una expresión regular, a menudo llamada también patrón, es una expresión que describe un conjunto de cadenas sin enumerar sus elementos. Una expresión regular es una forma de representar a los lenguajes regulares (finitos o infinitos) y se construye utilizando caracteres del alfabeto sobre el cual se define el lenguaje. Específicamente, las expresiones regulares se construyen utilizando los operadores unión, concatenación y clausura de Kleene.

En el área de la programación las expresiones regulares son un método por medio del cual se pueden realizar búsquedas específicas de texto dentro de cadenas de caracteres más grandes.
En la siguiente página http://www.regular-expressions.info/reference.html se pueden observar algunos de los caracteres que se pueden emplear para la construcción de estas expresiones. Existe otra página http://gollum.inforg.uniovi.es/aii/valida_regexp.php que puede utilizarse para validar la expresión regular construida.

A continuación se muestra varios ejemplos de expresiones regulares que podrían emplearse como máscara para las variables de entorno:

Texto del documento: “Hola, procésame: A678B543C”
Se pretende obtener la secuencia “543” del texto anterior, esta sería una posible expresión regular aunque pueden existir más opciones:

\bprocesame:[ ]+[A-Z0-9]{5}([0-9]{3})[A-Z]\b

La expresión anterior significa:

• \b…\b
  Al comienzo y final de palabra, un comienzo y un final puede ser tanto un espacio como un retorno de carro.
• procesame:
  Literal a localizar en el texto.
• [ ]+
  Indica que se crea un array de posibles letras, en este caso un espacio, y el carácter “ + ” significa que puede haber múltiples espacios en blanco hasta los siguientes bloques.
• [A-Z0-9]{5}
  Se crea un array de posibles letras entre A y Z, y entre a y z; también entre 0 y 9. Los caracteres “ {5} ” significan que hay cinco caracteres que tienen que cumplir esto, en el ejemplo anterior serían “A678B”.
• ([0-9]{3})
  Los paréntesis indican la parte del texto que se desea retornar, en este caso se solicitan tres números entre 0 y 9. El ejemplo anterior retornará a ecoAsesoría: “543”.
• [A-Z]
  Indica la última letra que existe para descartar la “C” pero que se debe tener en cuenta en la búsqueda del texto.

A la hora de construir expresiones regulares se recomienda crear una expresión regular lo más sencilla posible (eficacia) aunque lo suficientemente única para que no se puedan obtener falsos positivos, porque por ejemplo en el caso anterior se podría haber utilizado la siguiente expresión regular:

\b[0-9]{3}\b

En este caso se habrían localizado todos los números que tuviesen tres cifras, “678” y “543”, interesando únicamente el “543”.

Pantalla XML #

En esta opción del menú, XML, podemos configurar las opciones relacionadas con la firma electrónica en ficheros XML o XAdES.

En primer lugar deberemos configurar qué tipo de firma se va a realizar, si enveloped o enveloping.
Si se elige el tipo de firma enveloped la firma está contenida en el XML origen, si se elige enveloping el contenido del XML origen pasa a estar contenido en la firma.

A continuación se configurará el tipo de canonicalización a utilizar, si minimal, canonical o canonical más comentarios.

Después de esto indicaremos qué tipo de algoritmo vamos a utilizar en la firma del documento.
Para ello podemos ayudarnos del desplegable que tenemos en la pantalla y seleccionar uno de ellos.

En esta pantalla podemos configurar las propiedades XAdES que deseemos pulsando en el botón “Propiedades XAdES“.

Tras ello, nos aparecerán las siguientes pantallas para que procedamos a la configuración de propiedades como Firmador, Roles o Políticas de firmado.

En la pestaña de Roles podemos especificar los roles de la firma. Tenemos la opción de elegir entre las estándares o especificar roles propios a medida de lo que se necesite.

En la pestaña de Firmante podemos especificar la información de localización del firmante, tal como país, código postal, localidad y direcciones.

Por último, en la pestaña de Políticas nos permite incluir información de políticas del contenido como el identificador y hash del documento indicado.

Pantalla Envío #

En la pantalla de Envío se deben configurar las opciones para el envío por correo electrónico de los documentos procesados.

Las opciones que se disponen para ello son:

• Asunto del mensaje: texto del asunto del mensaje que le va a aparecer a la persona que va a recibir el correo electrónico.
• Cuerpo del mensaje: Para adjuntar el cuerpo del mensaje se puede pulsar en el botón de examinar y aparecerá un cuadro de diálogo para seleccionar el documento HTML o el fichero de texto plano (.txt) que contenga el cuerpo del mensaje.
• Con copia oculta: correo electrónico al que se quiere enviar una copia del mensaje.
• Responder a: el email al que se debe dirigir la respuesta del mensaje.
• Excluir dirección email: si se desea excluir alguna dirección de email para que no se envíe.

En esta pantalla se debe configurar también el servidor de correo electrónico SMTP , indicando el propio servidor a utilizar y el puerto por el que se realizará la conexión, el remitente del mensaje.

Respecto a la seguridad de la conexión con el servidor SMTP disponemos de los siguientes métodos:

• Autenticación por usuario/contraseña (activar Requiere autenticación).
• Autenticación NTLM (activar Identificación segura ), tiene que ser soportado por el servidor SMTP para poder activarse.
• Conexión segura, con soporte de TLS (Transport Layer Security) tanto requerido como implícito/explícito.
• SSL, soportando las versiones 1,2,3.

Tras la configuración del servidor SMTP se permite realizar un “ Test” pulsando en el botón correspondiente para comprobar que la configuración realizada es correcta. Accediendo a la cuenta de correo indicada en el remitente se podrá comprobar que se ha enviado un mensaje de prueba desde la plataforma de ecoFactura.

Pantalla SMS #

Esta pantalla de SMS es similar a la anterior pero aquí se puede configurar el aviso de factura enviada a través de un mensaje de texto al móvil.

Para activar este módulo se requiere que el usuario use mensario (www.mensario.es) como pasarela de SMS. Para acceder a él es necesario indicar el usuario , la clave y el número de serie.

En el remitente , como su nombre indica habrá que poner lo que se desea que aparezca como remitente cuando el SMS sea recibido en el móvil. Y por último, habrá que introducir el contenido del SMS en el apartado “Mensaje a enviar“.

Pantalla Impresión #

En esta pantalla de Impresión se podrá configurar todo lo referente a la impresión de documentos. Normalmente los ficheros que no hayan sido enviados al cliente serán movidos a la carpeta de Impresión para que se impriman en la impresora indicada.

En la parte de la derecha se puede seleccionar la impresora en la que se desea que se impriman los documentos que no hayan sido enviados. Si se pulsa en el botón de examinar aparecerá la siguiente pantalla para que se elija la impresora a utilizar:

Por otro lado se pueden configurar las siguientes opciones:

• Si se activa “Imprimir todos los documentos“, se imprimirán todos los documentos procesados aunque hayan sido enviados al cliente por correo electrónico
• Si se activa “No imprimir, mover a carpeta de Reimpresión“, no se imprimirán físicamente los ficheros sino que serán movidos directamente a la carpeta de Reimpresión especificada en la pestaña “General” de las opciones de procesos.
• Con el “Número de copias” se indicará las copias que se van a imprimir de cada documento.
• “Usar impresión Adobe en lugar de nativa“, si se activa esta opción en lugar de usar la impresora indicada se utilizará Adobe. El proceso es más lento pero más fiable.

Por último, están las opciones de impresión nativa:

• Si se activa “Márgenes automáticos“, la aplicación calculará automáticamente los márgenes del documento a imprimir.
• Y si se activa “Imprimir como imagen“, se imprimirá el documento como imagen de 600PDI en caso de que hubiese algún problema con la impresión.

Pantalla Separación de PDFs #

Esta pantalla de “Separación PDF” permitirá separar un fichero PDF según el modo que haya sido seleccionado.

Como se puede observar, hay tres opciones a la hora de separar un fichero PDF:

• Buscar una cadena de caracteres: El proceso que se sigue es el siguiente, se busca en el documento PDF la cadena de caracteres introducida, si se encuentra se comprueba si está activada la opción “Separar cuando aparezca por segunda vez la cadena de caracteres” si es así esa página dónde ha sido encontrada la secuencia se convierte en la página inicial de la separación; si esta opción no está activada, la separación será desde la página anterior que se haya separado (o la primera página) hasta esa página donde se haya encontrado la cadena de caracteres indicada.
• Separar por páginas: si se selecciona esta opción la separación del PDF se realizará cada un número determinado de páginas. Por ejemplo, se puede utilizar este modo para separar un documento de Hacienda ya que tiene en una página la factura (página 1) y en la siguiente (página 2) un resumen que pone “Ejemplar para la entidad bancaria“. El cliente a menudo desea obtener sólo las páginas impares y despreciar las pares, o en éste caso, excluir las páginas que contienen “Ejemplar para la entidad bancaria“.
• Modo agrupación por secuencia de búsqueda: esta opción permitirá agrupar las páginas de un fichero PDF por la secuencia de búsqueda especificada en el módulo de base de datos. Por ejemplo, si se tiene un documento que englobe a varias empresas se podrá separar por el CIF de cada una, de esta manera el fichero original quedará separado en varios documentos, uno para cada una de las empresas.

Existen varias opciones comunes a los tres modos de separación:

• La opción “Excluir página con la cadena de caracteres” se utilizará para excluir de la separación cualquier página que contenga la cadena de caracteres indicada.
• La opción “Caracteres que contienen el número del documento” es la cadena a partir de la cual el programa espera encontrar un espacio en blanco, un número y otro espacio en blanco. Ese número es el que se utilizará para dar nombre al fichero de salida resultante.
  Por ejemplo: se tiene un fichero PDF en el que en todas las páginas aparece la cadena “Numeración: ” y a continuación un número determinado; si incluimos en esta opción “Numeración” aparecerá en el nombre del documento separado el número indicado en el interior del documento. Si hay secuencias de numeración en todas las páginas, se tomará como nombre del fichero de salida la de la primera página resultante de la separación.
• Activando la opción “No incluir nombre del archivo original si se encuentra secuencia de numeración“, el nombre del fichero de salida contendrá únicamente la secuencia de numeración en lugar del nombre del documento y la secuencia de numeración que es lo habitual.
• Para finalizar, la pantalla “Separación PDF” ofrece la posibilidad de eliminar el fichero PDF original si ha sido separado en varios documentos.

Pantalla BBDD (Base de datos) #

En esta pantalla se configura la conexión a la base de datos, ya sea Access o SQL Server, permitiendo realizar un test para comprobar que todo está configurado correctamente.

También está la opción de configurar la secuencia de búsqueda en la base de datos para el cifrado de documentos y la separación de los mismos, si este módulo está activado se permitirá cifrar los ficheros con la contraseña almacenada en la base de datos.

En primer lugar se debe configurar la secuencia de búsqueda, para ello se puede elegir entre una configuración estándar o una avanzada.

• Si se elige el modo estándar se dispone de varias opciones entre las que elegir, ya sea por NIF, CIF o NIE, por alguno de ellos por separado, por NIF o CIF pero en formato TC2 o por un texto delimitado por “*#*”.
• Si se selecciona el modo avanzado se deberá introducir una expresión regular que configure la secuencia de búsqueda, esta opción es sólo para usuarios avanzados.

También está la opción de excluir una o varias palabras encontradas que coincidan en “Excluir coincidentes con“. Si hay más de una se deberán separar por “;”.

Tras configurar la secuencia de búsqueda hay una serie de opciones, repartidas entre diferentes pestañas, que serán comentadas a continuación:

• Pestaña Otras Opciones
  La primera opción disponible en esta pestaña es la posibilidad de indicar la posición del CIF que se debe buscar. Esta opción se puede utilizar cuando se encuentres dos CIF en un mismo documento, por ejemplo, el CIF de la empresa y el CIF del empleado, a través de esta opción se podrá indicar cuál de los dos CIFs es el que interesa para el cifrado del documento o su separación. Cabe decir que esta opción deberá ser activada y con posición “1” en la situación de que el NIF a localizar no se encuentre en la base de datos y se desee realizar la separación del documento de forma correcta.Por otro lado, se encuentra la opción de “No extraer emails del documento original”. Si esta opción se encuentra marcada no se extraerán las direcciones de email presentes en el documento original.
• Pestaña Opciones LAN
  En esta pestaña también existen tres posibles opciones a configurar:
  • “Dejar los ficheros de salida también en la ruta del cliente especificada en la BBDD”, si se encuentra activada los ficheros procesados serán almacenados a parte de en el directorio de Salida en la ruta especificada por el cliente en la pantalla de configuración de campos en la base de datos. Normalmente, esta opción será utilizada para realizar backups en un servidor local.
  • La opción siguiente “Respetar la estructura de carpetas de entrada” implica que se creará en el directorio de Salida indicado en el módulo General una estructura similar a la que se encuentre en el directorio de Entrada.
    Si esta opción se encuentra activada cuando se procesen las facturas se creará esta misma estructura en el directorio de Salida indicado.
  • La opción “Intentar crear ruta de salida” intentará crear la ruta de salida si ésta no existía, si ésta opción se encuentra desmarcada y los directorios/subdirectorios de la ruta LAN no existen se informará como si de un error se tratase al no poder copiar el fichero a dicha ruta.

• Pestaña Opciones FTP
  La opción que se ofrece en la tercera pestaña es la de “Usar subdirectorios especificados en BBDD para estructura de salida“, en este caso se utilizará la ruta especificada en el campo de la BBDD correspondiente para crear la estructura de salida en el servidor FTP o en la plataforma ecoPFN.Si la opción FTP se encuentra activada a la vez que la opción anterior LAN, se consultará en la base de datos indicada la existencia de un directorio específico de salida LAN, si existe dicho directorio será éste el que se tomará para almacenar los ficheros de salida tanto en el directorio de Salida como en el servidor FTP, si por el contrario no existe una carpeta de salida LAN será cuando se recreará en el directorio de Salida la misma estructura especificada en el directorio de Entrada.
• Pestaña Opciones Separación
  En esta última pestaña se permite configurar la opción “Usar nombre de cliente de la BBDD para la separación de PDF”, si se encuentra activada esta opción, se añadirá al nombre por defecto del fichero de salida el del cliente. El nombre del cliente se obtendrá de la consulta a la base de datos por el campo correspondiente configurado en la pantalla de “Configuración de Campos”, es decir, el nombre resultante del fichero de salida será:CIF+Nombre_documentoPDF+Nombre_Cliente.También se puede coger el nombre del fichero a partir de un campo directo de la BBDD activando la opción ” Usar nombre de fichero a partir de campo de la BBDD para la separación “. El campo de la base de datos que se mirará será el denominado “Campo nombre de fichero (NombreFic)“. El nombre de salida será directamente éste dato obtenido.

En cuanto a la conexión con la base de datos, se deberá seleccionar una de las siguientes opciones:

• Access: en la configuración de una base de datos en access (.mdb) se deberá indicar la ruta relativa a la misma, para ello si se pulsa en el botón de examinar aparecerá un cuadro de diálogo para que se seleccione el archivo correspondiente y la contraseña a la misma si se encuentra cifrada.
• SQL Server: indicar el Servidor SQL al que se desea conectar, el nombre de la base de datos, el usuario y la contraseña para acceder a él. Existe una opción que es la de activar la “Seguridad integrada de Windows”, SQL Server permite el login en la BBDD o bien con usuario/contraseña, o bien con esta seguridad integrada que implica que se usa el usuario/contraseña de la sesión que en ese momento se encuentre activa en Windows, es decir, el usuario de la sesión actual.Después de haber configurado la conexión a la base de datos, si se pulsa en el botón de “Configuración de campos” aparece una pantalla en la que se pueden configurar los campos referentes a la base de datos:
  • Nombre de la tabla: Nombre de la tabla que almacena todos los datos de los usuarios.
  • Campo de criteri o: Criterio por el se almacenan los datos de los usuarios, por ejemplo, el NIF.
  • Campo de resultado: Campo en el que se indica el email del cliente para que pueda enviarse la factura.
  • Campo de contraseña: Campo que almacena la contraseña para el cifrado de documentos.
  • Campo de ruta: Campo en el que se indica la ruta donde se desea que se almacenen los documentos en el repositorio.
  • Campo de teléfono: Campo de la base de datos que almacena el número de teléfono del cliente para consultar en caso de que esté activado el módulo de SMS.
  • Campo de cliente : Campo que contiene el nombre del cliente a añadir en el nombre del fichero de salida si está activada la opción “Usar el nombre del cliente de la BBDD para la separación de PDF” de esta misma pantalla de BBDD.
  • Campo de ruta de cliente: Campo que indica la ruta del cliente para almacenar los ficheros si está activada la opción “Dejar los ficheros de salida en la ruta del cliente”.
  • Campo nombre de fichero: Campo que indica el nombre del fichero si está activada la opción “Usar nombre de fichero a partir de campo de la BBDD para la separación”.

Parámetros adicionales al SELECT: Este campo indican los parámetros adicionales que se añaden a las consultas a la base de datos.

Modo experto: este módulo únicamente debe ser utilizado por usuarios expertos, ya que un error en esa configuración puede hacer que deje de funcionar la aplicación. En esta parte se deberá indicar la secuencia de conexión y la sentencia SELECT en lenguaje SQL para ejecutar dicha consulta.

Como en otras pantallas, se tiene la posibilidad de realizar un ” Test ” pulsando en el botón correspondiente para comprobar que la conexión a la base de datos es correcta.
Por último, está la opción de ” Previsualizar la BBDD ” pulsando en el botón correspondiente para visualizar el estado de la base de datos en ese momento.

Pantalla FTP #

Si se activa la conexión FTP en esta pantalla, los documentos después de ser procesados por la aplicación serán almacenados en el servidor FTP indicado en este módulo.

Para que la conexión vía FTP sea correcta se deberán indicar los datos del servidor con el que se desea conectar, el puerto a través del cual se va a realizar la conexión y los datos de usuario y contraseña necesarios para acceder al servidor.
Por defecto, se recomienda que esté activada la “Conexión Pasiva” ya que es un modo de transmisión FTP que soluciona muchos problemas con puertos efímeros dentro del ordenador a la hora de la conexión.
Para más información visite las siguientes páginas:
http://es.wikipedia.org/wiki/FileTransferProtocol#Modo Pasivo y
http://slacksite.com/other/ftp.html

En este módulo se encuentra también la posibilidad de “No subir a FTP si no se encuentra en BBDD estructura de salida“, para evitar que los ficheros se almacenen en el directorio raíz del servidor FTP cuando no se encuentre o no exista la ruta del cliente especificada en la base de datos.

En esta pantalla también se encuentra la opción de realizar un test pulsando en el botón “Test” con el fin de testear los datos introducidos para comprobar que la conexión FTP está configurada correctamente.

Si no se ha configurado algo correctamente, pueden aparecer los siguientes mensajes de error:

• Si se ha introducido erróneamente el nombre del servidor aparecerá el siguiente mensaje de error:
  
• Si en lugar de ser el nombre del servidor ha sido el número de puerto, el mensaje será el siguiente:
  
• Y por último, si ha sido indicado de forma errónea el usuario o la contraseña, el mensaje que aparecerá será el siguiente:
  

Pantalla ecoPNF #

Si se activa esta pantalla, los documentos procesados por la aplicación se almacenarán en la plataforma web de firma digital de KSI ecoPFN.
En primer lugar se debe configurar la conexión con el servidor FTP , esta conexión debe ser la misma que la configurada en el módulo FTP por eso se tiene la opción de pulsar en el botón “Copiar de módulo FTP“.

Los datos a indicar serán el servidor FTP al que se desea acceder, el puerto a través del cual se va a realizar la conexión y los datos de usuario y contraseña necesarios para acceder al servidor. Se recomienda que la conexión pasiva esté activada para evitar posibles problemas con los puertos del ordenador a la hora de la conexión.

A continuación se deberá configurar la plataforma web ecoPFN, para ello se debe indicar la URL de la plataforma y la configuración que va a ser utilizada. Esta configuración debe encontrarse perfectamente configurada en la plataforma sino el proceso no funcionará como es debido. En la configuración de este módulo se permite delegar la firma y el envío de los documentos a la plataforma ecoPFN seleccionando las opciones “Firmar ficheros en la plataforma” y “Enviar por email ficheros desde la plataforma“. Hay una última opción en esta parte del módulo en la que se permite especificar la carpeta de destino en la que se
van a almacenar los documentos en ecoPFN.

A continuación, se deberá seleccionar el certificado con el que se va a proceder a la firma de los documentos. Al igual que en el caso de la configuración, el certificado seleccionado debe ser el mismo que se encuentre en la configuración anteriormente seleccionada de la plataforma ecoPFN.

Si dispone de una plataforma actualizada, tendrá la posibilidad de especificar una “contraseña de enlace” con la plataforma ecoPFN para incrementar la seguridad del enlace entre ecoFactura y la plataforma ecoPFN. Debe configurar la misma contraseña de enlace tanto en ecoFactura como en la plataforma ecoPFN.

Existe la opción de seleccionar el tiempo que se le permite al proceso permacer estableciendo el enlace en la plataforma ecoPFN, expirado dicho tiempo se abandonará la plataforma, si es 0 será tiempo ilimitado. Si tiene problemas de conectividad active ésta opción indicando 0 (infinito).

Si tiene problemas de conectividad, también puede marcar la opción “Permitir guardar fichero empaquetado…” que ante problemas de conectividad le generará un fichero .zip que podrá enviar manualmente a la plataforma ecoPFN.