Proyecto CECA de firma digitalizada: la firma biométrica en las cajas de ahorros
Descubre cómo CECA implantó la firma digitalizada con Wacom y Softpro en las cajas de ahorros, eliminando papel y llegando a 500 millones de operaciones
A finales de la década de 2000, las oficinas bancarias españolas se encontraban ante una paradoja.
La mayor parte de las operaciones se procesaban ya mediante sistemas informáticos, pero muchas de ellas terminaban generando un documento en papel por una razón muy concreta: era necesario recoger la firma manuscrita del cliente.
Una transferencia, una orden, un contrato o una solicitud podían nacer digitalmente dentro del sistema bancario y, sin embargo, terminar impresos, firmados y posteriormente archivados o digitalizados de nuevo.
La Confederación Española de Cajas de Ahorros —CECA— decidió abordar este problema mediante un proyecto común para el sector: el Sistema de Firma Digitalizada.
La iniciativa comenzó a gestarse en 2007 y terminó convirtiéndose en uno de los grandes proyectos europeos de implantación masiva de firma manuscrita electrónica en banca.
Su planteamiento era innovador para la época:
el documento original dejaría de ser el papel.
El cliente seguiría realizando un gesto completamente natural —firmar con un lápiz—, pero lo haría sobre una tableta capaz de capturar información biométrica de su firma.
El resultado sería un documento electrónico firmado y securizado, preparado para su custodia digital.
Con el paso de los años, el sistema llegó a procesar cientos de millones de operaciones y a desplegar decenas de miles de tabletas en oficinas financieras.
Esta es la historia del proyecto CECA de Firma Digitalizada.
El problema: procesos digitales que seguían terminando en papel
La transformación tecnológica de la banca comenzó mucho antes de la aparición de las aplicaciones móviles actuales.
A principios de los años 2000, buena parte de la operativa de una sucursal ya estaba informatizada:
- cuentas;
- transferencias;
- reintegros;
- ingresos;
- contratación;
- órdenes de clientes;
- solicitudes;
- operaciones administrativas.
Sin embargo, cuando una operación requería la aceptación o firma del cliente, el flujo podía volver al mundo físico.
El proceso era aproximadamente:
operación informática
↓
generación del documento
↓
impresión
↓
firma manuscrita
↓
archivo del papel
o, en otros casos:
↓
escaneado posterior
El coste no estaba únicamente en imprimir una hoja.
Había que considerar también:
- manipulación;
- clasificación;
- transporte;
- archivo;
- espacio físico;
- consulta posterior;
- digitalización;
- expurgo;
- destrucción.
Por eso CECA llegó a la conclusión de que el verdadero ahorro no estaba simplemente en imprimir menos, sino en evitar que el documento tuviera que convertirse en papel en algún momento del proceso.
El origen del proyecto: San Sebastián, octubre de 2007
La documentación disponible permite situar con bastante precisión el nacimiento del proyecto.
La idea surgió en un Comité de Tecnología celebrado en San Sebastián en octubre de 2007.
La iniciativa fue presentada por José Luis Martín Velayos, entonces subdirector general de Caja de Ávila.
El planteamiento encajaba perfectamente con la filosofía de cooperación tecnológica de CECA.
¿Por qué debía desarrollar cada caja de ahorros una solución diferente para resolver exactamente el mismo problema?
La Comisión de Organización, Automatización y Servicios —COAS— defendía precisamente la creación de soluciones compartidas que generasen economías de escala y redujesen costes.
La firma digitalizada era un candidato perfecto.
En lugar de:
45 cajas desarrollando 45 sistemas diferentes de firma
la idea era crear:
un modelo común que pudiera ser reutilizado por todo el sector.
CECA dio luz verde al proyecto después de un estudio inicial de viabilidad, consultoría y análisis jurídico. La inversión inicial superó el millón de euros.
Antes de desplegar la tecnología había que resolver la seguridad y la validez jurídica
La firma manuscrita tiene una característica especial.
El usuario entiende inmediatamente qué está haciendo.
Si una persona firma un documento en papel, no necesita conocimientos técnicos para comprender el acto.
Trasladar ese mismo gesto al entorno electrónico era relativamente sencillo desde la perspectiva de experiencia de usuario.
El reto estaba detrás.
Había que construir una arquitectura que permitiera responder preguntas como:
- ¿cómo se vincula la firma al documento?
- ¿cómo se evita que pueda trasladarse a otro documento?
- ¿cómo se protege la información biométrica?
- ¿cómo se detectan modificaciones posteriores?
- ¿cómo se presentan las evidencias en caso de litigio?
- ¿quién puede acceder a los datos biométricos?
- ¿cómo se custodian las claves?
Por ello, el proyecto no comenzó simplemente comprando tabletas.
CECA realizó previamente estudios de viabilidad, análisis jurídico y auditorías de seguridad. La evolución posterior de SFD mantuvo además auditorías técnicas y legales como uno de los pilares del sistema.
El piloto: siete cajas, una veintena de oficinas y clientes reales
Después del estudio de viabilidad realizado entre finales de 2007 y principios de 2008, comenzó el desarrollo de la plataforma.
CECA centralizó el desarrollo de la aplicación con el objetivo de que pudiera utilizarse en diferentes entornos tecnológicos.
Se crearon versiones compatibles con Java y .NET, algo especialmente importante en un sector donde las entidades utilizaban arquitecturas informáticas diferentes.
Antes del despliegue masivo se realizó un piloto.
Participaron siete cajas de ahorros y aproximadamente veinte oficinas, trabajando con clientes reales.
La primera versión se aplicó inicialmente a operaciones de bajo riesgo.
Después de alrededor de 20.000 operaciones firmadas, CECA consideró satisfactorio el funcionamiento del sistema.
El piloto continuó hasta mediados de 2008, cuando se tomó la decisión de evolucionar hacia una solución completa e incorporar servicios adicionales, entre ellos la custodia digital de los documentos.
El documento original pasa a ser electrónico
Esta es probablemente la idea más importante de todo el proyecto.
La Firma Digitalizada no pretendía simplemente:
escanear un papel después de haberlo firmado.
Tampoco consistía en:
pegar la imagen de una firma en un PDF.
El objetivo era que el original firmado fuese electrónico desde su creación.
La arquitectura que posteriormente documentaría Cecabank puede resumirse así:
los sistemas de la entidad generan la operación
↓
se genera el documento
↓
el cliente firma
↓
se captura biometría y grafo
↓
SFD procesa las evidencias
↓
se genera un documento securizado
↓
custodia electrónica
La documentación de Cecabank resume de forma especialmente clara esta filosofía:
el documento original firmado es electrónico.
Esto eliminaba la necesidad de crear primero un original en papel para convertirlo posteriormente en una copia electrónica.
La firma era mucho más que una imagen
Uno de los elementos más avanzados del proyecto fue la utilización de datos biométricos de la firma manuscrita.
Cuando una persona firma sobre papel, nosotros vemos fundamentalmente el resultado gráfico.
Sin embargo, durante el gesto existen otras características dinámicas.
Por ejemplo:
- presión;
- velocidad;
- aceleración;
- coordenadas;
- secuencia del trazo;
- movimientos del lápiz.
Una tableta especializada puede registrar parte de esta información durante la firma.
El sistema CECA utilizaba estos datos para disponer de una evidencia biométrica adicional asociada al documento.
La documentación posterior de Cecabank describe expresamente la captura conjunta de:
biometría + grafo de la firma.
Esta distinción sigue siendo fundamental actualmente:
una imagen de una firma y una firma biométrica no son lo mismo.
La primera muestra cómo quedó visualmente la rúbrica.
La segunda puede contener además información dinámica sobre cómo se produjo.
Wacom y Softpro: dos tecnologías clave en el proyecto
Para la captura de las firmas, CECA seleccionó principalmente dispositivos Wacom.
En 2009, fuentes del propio proyecto explicaban que ya se habían adquirido y suministrado más de 9.000 tabletas, prácticamente todas Wacom.
La elección se justificaba, entre otros factores, por sus capacidades de captura biométrica y del trazo.
Wacom mantiene todavía hoy documentación histórica específica sobre este proyecto.
La compañía identifica expresamente el modelo Wacom STU-500 como parte de la solución de CECA que recibió posteriormente el TeleTrusT Innovation Award.
Los dispositivos eran suministrados por Softpro, que comercializaba el STU-500 dentro de su solución como SignPad eSignio.
La combinación permitía capturar firmas manuscritas electrónicamente y aprovechar tanto información biométrica como mecanismos criptográficos.
Desde comienzos de 2009, Wacom indica que más de 10.000 dispositivos y el correspondiente software de captura habían entrado en producción en puestos de trabajo de las cajas españolas.
¿Qué veía el cliente?
A pesar de la complejidad técnica, la experiencia era extremadamente sencilla.
El empleado realizaba la operación en su aplicación bancaria.
Cuando era necesaria una firma, el cliente veía el documento o recibía la indicación correspondiente y firmaba sobre una tableta utilizando un lápiz electrónico.
Desde la perspectiva del cliente:
seguía firmando a mano.
Lo que había cambiado era todo lo que ocurría después.
Ya no era necesario:
- imprimir el resguardo;
- recoger la firma en papel;
- clasificarlo;
- archivarlo físicamente;
- localizarlo posteriormente;
- escanearlo si era necesario incorporarlo a un sistema documental.
La firma entraba directamente en el proceso electrónico.
Caja de Ávila, una de las primeras entidades
Caja de Ávila tuvo un papel especialmente relevante en el origen del proyecto.
No solo procedía de esta entidad uno de sus principales impulsores, sino que además fue una de las primeras cajas en adoptar la solución.
En septiembre de 2009, el sistema estaba ya operando en 1.250 oficinas y acumulaba más de 3,5 millones de operaciones firmadas, según la información publicada entonces sobre el proyecto CECA.
La expansión, sin embargo, estaba produciéndose simultáneamente en numerosas cajas.
Caja Inmaculada: firma digitalizada en toda la red
Otro ejemplo fue Caja Inmaculada —CAI—.
En junio de 2009 comenzó a implantar la firma digitalizada en sus oficinas y se convirtió en la primera entidad financiera aragonesa que anunciaba una implantación de este tipo en toda su red.
Los clientes podían elegir entre continuar utilizando papel o firmar sobre una tableta electrónica.
Solo unos meses después, en noviembre de 2009, CAI anunció haber alcanzado un millón de operaciones realizadas mediante firma digitalizada.
Según la entidad, durante esos primeros meses el sistema había permitido ahorrar más de dos toneladas de papel.
Caixa Galicia: 2.000 tabletas y millones de operaciones
Caixa Galicia fue otra de las grandes implantaciones públicas del proyecto.
En 2009 anunció el despliegue de aproximadamente 2.000 tabletas digitalizadoras en su red de oficinas.
Durante los primeros meses del año había probado el sistema en 580 sucursales, acumulando más de tres millones de operaciones mediante firma digitalizada.
La entidad encuadró esta implantación dentro de su estrategia de “cero papel”.
El caso muestra perfectamente cuál era la dimensión real del cambio.
No se trataba de una prueba tecnológica con unas pocas tabletas.
La firma biométrica estaba empezando a convertirse en infraestructura de oficina bancaria.
Caixa Sabadell y la expansión por todo el sector
En julio de 2009, Caixa Sabadell anunció también la puesta en marcha de un sistema de digitalización de firmas para sustituir progresivamente la firma en papel en operaciones con clientes.
La entidad destacaba tres objetivos que se repetían prácticamente en todas las implantaciones:
- reducción de costes;
- mejora de la eficiencia;
- mayor control de los procesos.
Lo importante es observar que el proyecto ya no pertenecía a una única caja.
Se estaba convirtiendo en un modelo sectorial.
El ahorro no estaba únicamente en el papel
Puede parecer que la principal ventaja económica consistía en dejar de comprar hojas.
No era así.
CECA calculaba que el coste directo del papel representaba solo una parte del problema.
A él había que añadir:
- tiempo del empleado;
- clasificación;
- logística;
- almacenamiento;
- recuperación;
- consulta;
- expurgo;
- destrucción.
En 2009 se estimaba un ahorro recurrente de unos 30 millones de euros para el conjunto de la red de cajas, o aproximadamente 26 millones teniendo en cuenta la amortización del hardware, bajo las hipótesis manejadas entonces por el proyecto.
La conclusión era importante:
el business case de la firma digitalizada no consistía simplemente en ahorrar impresiones; consistía en rediseñar todo el ciclo de vida documental.
Seguridad: la firma no podía separarse del documento
Una de las preocupaciones fundamentales era evitar que los datos biométricos pudieran convertirse en un fichero independiente fácilmente reutilizable.
La arquitectura descrita en 2009 utilizaba diferentes niveles de seguridad.
Entre ellos se encontraban:
- cifrado de la información;
- vinculación de la firma con el documento;
- uso de PKI;
- controles previos al despliegue;
- custodia de claves;
- mecanismos para extraer la evidencia únicamente en situaciones controladas.
Este planteamiento sigue siendo esencial en cualquier sistema moderno de firma biométrica.
Los datos biométricos deben protegerse precisamente porque son la evidencia que puede utilizarse posteriormente en caso de controversia.
¿Qué ocurría si un cliente negaba haber firmado?
Éste era uno de los escenarios más delicados.
El sistema no podía limitarse a demostrar que existe una imagen dentro de un documento.
En caso de repudio era necesario disponer de un procedimiento que permitiera analizar la evidencia biométrica.
CECA contempló por ello mecanismos de acceso controlado a esos datos y servicios de validación biométrica para que las firmas pudieran analizarse cuando fuese necesario.
La documentación posterior de Cecabank muestra además cómo el proyecto fue evolucionando hacia sistemas de comparación biométrica de firmas y prevención del fraude.
En 2014, Cecabank y la Universidad Autónoma de Madrid impulsaron el proyecto e-BioFirma para desarrollar tecnología avanzada de reconocimiento biométrico de firma manuscrita en entornos bancarios.
Un premio europeo para un proyecto español
En octubre de 2009 el proyecto recibió uno de sus principales reconocimientos.
La asociación alemana de seguridad informática TeleTrusT concedió a CECA el TeleTrusT Innovation Award 2009 por su proyecto de firma digital en el sector financiero.
El propio Informe Anual de CECA recoge además otros reconocimientos obtenidos durante aquel periodo:
- primer puesto europeo en innovación en seguridad de TeleTrusT;
- finalista y “Highly Commended” en los Banking Technology Awards;
- inclusión entre iniciativas tecnológicas destacadas por American Banker.
El proyecto había dejado de ser únicamente una iniciativa interna de las cajas españolas.
Se había convertido en un caso de referencia de innovación tecnológica aplicada al sector financiero.
De proyecto CECA a Sistema de Firma Digitalizada de Cecabank
La profunda transformación del sector español de cajas de ahorros cambió posteriormente el mapa financiero.
Muchas cajas:
- se fusionaron;
- se transformaron;
- se integraron en bancos;
- desaparecieron como entidades independientes.
Pero la tecnología de Firma Digitalizada continuó evolucionando.
La solución pasó a estar asociada posteriormente a Cecabank bajo la denominación:
SFD — Sistema de Firma Digitalizada.
Cecabank amplió progresivamente el modelo desde las operaciones básicas de oficina hacia:
- contratos;
- diferentes firmantes;
- firmas realizadas en lugares distintos;
- movilidad;
- entornos virtualizados;
- banca electrónica;
- nuevos dispositivos.
La Firma Digitalizada dejaba así de ser únicamente una solución para sustituir el resguardo de caja y pasaba a convertirse en una plataforma multicanal de firma.
De 20.000 operaciones piloto a 500 millones
Las cifras permiten comprender la magnitud alcanzada.
El proyecto había comenzado con un piloto de aproximadamente:
7 cajas
20 oficinas
20.000 operaciones
Años después, la documentación de Cecabank mostraba:
más de 30.000 tabletas desplegadas
más de 400 millones de operaciones firmadas
más de 10.000 oficinas
más de 10 millones de clientes
Y para 2014 recogía una evolución hasta:
46.000 tabletas y tablets
500 millones de operaciones
16.000 oficinas
15 millones de clientes.
Pocas pruebas de concepto tecnológicas llegan a convertirse en una infraestructura de estas dimensiones.
El impacto medioambiental también terminó siendo significativo
Cuando una oficina deja de imprimir un documento el ahorro parece insignificante.
Cuando decenas de miles de puestos dejan de hacerlo millones de veces cada año, el resultado cambia completamente.
La documentación de Cecabank calculaba una reducción anual inicial equivalente a aproximadamente 1.800 toneladas de papel, con cifras posteriores superiores a 3.000 toneladas en la evolución del proyecto.
Esto explica por qué muchos de estos proyectos aparecieron asociados a iniciativas denominadas:
Green Office
o
Cero Papel.
El beneficio medioambiental era una consecuencia directa de la mejora operativa.
La gran innovación fue cambiar el concepto de “original”
El mayor legado tecnológico del proyecto CECA quizá no sea ninguna cifra concreta.
Fue cambiar una idea profundamente arraigada.
Tradicionalmente:
el papel firmado era el original.
El fichero electrónico era, en muchos casos, una copia.
La Firma Digitalizada invirtió el modelo:
el documento electrónico podía convertirse en el original firmado.
Esto transforma por completo el ciclo documental.
Ya no tenemos:
papel → firma → escaneado → archivo electrónico
sino:
documento electrónico → firma → documento electrónico securizado → archivo electrónico
La diferencia puede parecer pequeña.
Desde el punto de vista de procesos, es enorme.
Un proyecto adelantado a muchas tendencias actuales
Cuando CECA comenzó este proyecto todavía faltaban años para que conceptos como:
- transformación digital;
- experiencia omnicanal;
- paperless office;
- cloud;
- API;
- movilidad empresarial;
se convirtieran en expresiones habituales.
Sin embargo, el proyecto ya buscaba resolver algunos de los mismos problemas.
La documentación posterior de Cecabank refleja precisamente cómo SFD fue incorporando:
- movilidad;
- entornos virtualizados;
- nuevos dispositivos;
- banca electrónica;
- diferentes escenarios de firma.
La tecnología fue evolucionando, pero el principio original permaneció:
el cliente puede seguir firmando de una forma natural mientras toda la evidencia se gestiona electrónicamente.
¿Por qué sigue siendo relevante hoy el proyecto CECA?
Han pasado casi dos décadas desde la concepción inicial del proyecto.
Los dispositivos, sistemas operativos y arquitecturas han cambiado profundamente.
Pero las cuestiones que CECA tuvo que resolver siguen siendo prácticamente las mismas:
¿cómo capturamos correctamente una firma?
¿cómo la vinculamos al documento?
¿cómo protegemos los datos biométricos?
¿cómo garantizamos la integridad?
¿cómo conservamos las evidencias?
¿cómo verificaremos la firma en caso de controversia?
La firma biométrica actual utiliza tecnologías más modernas, pero sigue necesitando responder a estas preguntas.
Por eso estudiar el proyecto CECA resulta especialmente útil para entender la evolución de la firma manuscrita electrónica en la banca española.
De las implantaciones históricas a las arquitecturas actuales
Las entidades que participaron en aquellas primeras generaciones tecnológicas han cambiado profundamente.
También lo ha hecho su infraestructura informática.
Hoy los proyectos bancarios trabajan con:
- aplicaciones web;
- APIs;
- nuevas generaciones de tabletas Wacom;
- Citrix y VDI;
- arquitecturas cloud y on-premise;
- sistemas centralizados de despliegue;
- nuevas políticas de ciberseguridad.
Por ello, una entidad que mantiene una implantación histórica puede llegar a necesitar modernizar la capa tecnológica de firma sin renunciar al modelo de firma manuscrita que lleva años funcionando en sus oficinas.
Este es precisamente el contexto que analizamos en nuestro artículo pilar sobre la evolución desde CECA y Softpro hasta las soluciones actuales de firma biométrica en banca.
La historia del proyecto CECA permite entender de dónde procede una parte importante de la infraestructura de firma biométrica instalada en el sistema financiero español.
El siguiente reto es garantizar su evolución.
Preguntas frecuentes sobre el proyecto CECA de Firma Digitalizada
¿Cuándo comenzó el proyecto de Firma Digitalizada de CECA?
La idea se presentó en un Comité de Tecnología de CECA celebrado en San Sebastián en octubre de 2007. Tras los estudios de viabilidad y seguridad, el piloto se desarrolló entre finales de 2007 y mediados de 2008.
¿Quién impulsó la iniciativa?
La iniciativa fue presentada por José Luis Martín Velayos, entonces subdirector general de Caja de Ávila, dentro del marco de cooperación tecnológica de la Comisión de Organización, Automatización y Servicios de CECA.
¿Cuántas entidades participaron en el piloto?
La documentación de la época habla de un piloto con siete cajas de ahorros y una veintena de oficinas, utilizando clientes reales.
¿Qué dispositivos utilizaba CECA?
El proyecto utilizó fundamentalmente tabletas Wacom. Wacom identifica específicamente su modelo STU-500, suministrado por Softpro bajo la denominación SignPad eSignio, como parte de la solución.
¿Qué papel tuvo Softpro?
Softpro suministró tecnología de firma y dispositivos Wacom utilizados en el proyecto. Su tecnología estaba especializada en captura y análisis de firmas manuscritas electrónicas.
¿La firma era simplemente una imagen?
No. El sistema capturaba también información biométrica asociada al gesto de firma y la vinculaba de forma protegida al documento electrónico.
¿Qué era SFD?
SFD son las siglas de Sistema de Firma Digitalizada, denominación con la que la plataforma continuó evolucionando posteriormente dentro de Cecabank.
¿Cuántas operaciones llegó a procesar?
La documentación de Cecabank recoge más de 400 millones de operaciones y una evolución hasta aproximadamente 500 millones de operaciones en 2014.
¿Cuántas tabletas llegaron a utilizarse?
Cecabank documentó más de 30.000 tabletas desplegadas y una evolución hasta 46.000 tabletas y tablets en 2014.
¿Qué cajas utilizaron Firma Digitalizada?
Existen referencias públicas de implantaciones en entidades como Caja de Ávila, Caja Inmaculada, Caixa Galicia y Caixa Sabadell, además de muchas otras entidades adheridas a CECA.
¿Qué reconocimiento recibió el proyecto?
CECA recibió el TeleTrusT Innovation Award 2009 por su proyecto de firma digital en el sector financiero.
¿Por qué era importante para eliminar papel?
Porque permitía que el documento original fuese electrónico desde el inicio. La firma se capturaba directamente sobre el documento electrónico, evitando imprimirlo únicamente para recoger la rúbrica del cliente.
¿Sigue teniendo sentido hoy la firma biométrica en banca?
Sí. La firma manuscrita continúa siendo especialmente útil en procesos presenciales donde se quiere mantener un gesto familiar para el cliente mientras las evidencias y el documento permanecen completamente digitales.
Un proyecto que transformó la oficina bancaria española
El proyecto CECA de Firma Digitalizada comenzó intentando resolver un problema aparentemente sencillo:
¿por qué imprimir un documento que ya existe electrónicamente únicamente para que el cliente lo firme?
La respuesta terminó convirtiéndose en una de las mayores implantaciones europeas de firma manuscrita electrónica.
Lo que comenzó con:
siete cajas
una veintena de oficinas
unas 20.000 operaciones piloto
evolucionó hasta alcanzar:
decenas de miles de dispositivos
miles de sucursales
millones de clientes
y
cientos de millones de operaciones firmadas.
El proyecto demostró que era posible mantener uno de los gestos más tradicionales de la relación bancaria —la firma manuscrita— y, al mismo tiempo, transformar completamente la tecnología que existía detrás.
El cliente seguía firmando.
Lo que desaparecía progresivamente era el papel que ya no aportaba valor al proceso.
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