Firma manuscrita digital en notarías: qué exige la ley y cómo integrarla

Las notarías son un caso particular dentro de cualquier estrategia de digitalización de la firma. A diferencia de un contrato mercantil o una póliza de seguro, lo que se firma en una notaría es, casi siempre, un documento público: una escritura, un acta o una póliza mercantil que autoriza el propio notario en ejercicio de la fe pública que le atribuye el Estado. Eso cambia por completo las reglas del juego respecto a otros sectores.

Este artículo aclara qué exige la ley a la firma en el ámbito notarial, dónde encaja realmente la firma manuscrita digital con tableta Wacom en el flujo de trabajo de una notaría, y dónde no.

Quién firma qué en una notaría

Conviene separar dos firmas que tienen naturaleza jurídica distinta:

La firma del notario, con la que autoriza el instrumento público, es una firma electrónica cualificada cuando el documento se genera o se traslada a formato electrónico. El notariado español utiliza firma electrónica cualificada, conforme al Reglamento eIDAS, desde la Ley 24/2001, muy anterior a la digitalización de otros sectores. Esta firma no es sustituible por una firma manuscrita capturada en tableta: requiere un certificado cualificado específico del notario, emitido por un prestador de servicios de confianza cualificado.

La firma de los comparecientes (las partes que otorgan o intervienen en el documento) sigue, en la mayoría de los actos presenciales, el procedimiento tradicional: firma manuscrita sobre el papel de la matriz, ante el propio notario, que da fe de haberla presenciado. En los actos que la ley permite realizar de forma telemática, la identificación de los comparecientes se hace mediante certificado electrónico (DNIe, FNMT) mediante videoconferencia, no mediante una tableta de firma biométrica.

Esta distinción es la razón de que este artículo no hable de "digitalizar la firma de la escritura" en el sentido en que sí puede hablarse de digitalizar la firma de una póliza de seguro o de un consentimiento informado.

Qué cambió con la Ley 11/2023

La Ley 11/2023, de 8 de mayo (texto en el BOE), que traspone la directiva europea de digitalización de sociedades, modificó la Ley del Notariado para introducir:

• El artículo 17 bis, que permite que un instrumento público no pierda su carácter por estar redactado en soporte electrónico, siempre que lleve la firma electrónica cualificada del notario y, en su caso, de los otorgantes.
• El nuevo artículo 17 ter, que habilita la autorización notarial por videoconferencia para determinados actos concretos: constitución de sociedades (cuando las aportaciones sean dinerarias), determinados poderes de representación procesal o para actos concretos (no poderes generales ni preventivos), pólizas mercantiles y algunos actos societarios.

Es importante matizar el alcance: esta reforma habilita la comparecencia a distancia, no sustituye el requisito de que el notario autorice con firma cualificada, ni convierte la firma manuscrita en tableta en el mecanismo de firma de los otorgantes en estos actos telemáticos —que se identifican con certificado digital cualificado a través de la sede electrónica notarial. Puedes profundizar en este marco en nuestro artículo sobre la firma electrónica en escrituras y documentos societarios, y en la diferencia entre firma electrónica avanzada y cualificada si necesitas repasar los niveles que define el Reglamento eIDAS.

Dónde encaja realmente la firma manuscrita digital con tableta Wacom

Aunque la firma manuscrita digital no sustituye a la firma cualificada del notario ni al procedimiento de comparecencia telemática, sí tiene un papel claro en la documentación que rodea el acto notarial, especialmente en despachos con alto volumen de atención al público:

• Formularios de identificación y prevención de blanqueo de capitales (PBC), que la normativa obliga a recabar y conservar antes de formalizar determinados actos, y que no forman parte del instrumento público en sí.
• Documentos informativos y de consentimiento entregados al compareciente antes de la firma de la escritura, cuya recepción conviene acreditar de forma verificable.
• Acuses de recibo de copias autorizadas o simples, entregadas en mano al interesado.
• Registro de comparecencias y gestión documental interna del despacho, que hoy en muchas notarías sigue resolviéndose en papel.

En estos casos, capturar la firma con evidencia biométrica (presión, velocidad, trayectoria del trazo) aporta trazabilidad adicional al despacho, sin entrar en conflicto con los requisitos de fe pública que exige el instrumento notarial propiamente dicho.

Nuestra experiencia: un área en desarrollo en España

Es justo ser transparentes sobre esto: en edatalia contamos con experiencia implantando firma digital manuscrita con tabletas Wacom en colegios notariales de Argentina, donde el marco regulatorio y el tipo de trámite digitalizado son distintos a los de España. En el mercado español, la aplicación de nuestra solución al ámbito notarial es todavía un área en desarrollo, sin casos de éxito propios que podamos referenciar a día de hoy.

Lo que sí podemos ofrecer es nuestra experiencia de más de una década como Wacom Signature Solutions Partner, aplicada al análisis conjunto de qué parte del flujo documental de una notaría española puede beneficiarse de la firma manuscrita digital —siempre respetando el marco legal específico del notariado— y qué parte debe seguir resolviéndose con firma cualificada del notario o comparecencia tradicional.

Conclusión

En una notaría, la pregunta correcta no es "¿podemos firmar la escritura en una tableta?", sino "¿qué parte de nuestro proceso documental, distinta del propio instrumento público, puede beneficiarse de la firma manuscrita digital?". La firma cualificada del notario y los procedimientos de comparecencia telemática que habilita la Ley 11/2023 siguen su propio marco normativo; la firma manuscrita digital con tabletas Wacom puede aportar agilidad y trazabilidad en la documentación complementaria del despacho.

Si estás valorando digitalizar procesos documentales en tu notaría, en edatalia podemos ayudarte a analizar qué encaja y qué no en tu caso concreto. Consulta firma digital manuscrita para notarías o contacta con nuestro equipo para una conversación sin compromiso sobre tu proyecto.