Firma electrónica en escrituras y documentos societarios

Alcance de la firma electrónica en escrituras y documentos societarios: En este artículo analizamos el impacto de la firma electrónica en escrituras públicas y documentos societarios tomando como referencia el reciente estudio de PwC España, “Alcance de la firma electrónica de escrituras y documentos societarios”, publicado en su serie NewLaw Pulse (pincha aquí para acceder al artículo completo).

A partir de las conclusiones de dicho trabajo, revisamos qué implicaciones prácticas tiene para las empresas y cómo las soluciones de firma digital de edatalia permiten llevar estos criterios a la realidad diaria de la gestión societaria.

La digitalización del derecho societario y de las actuaciones notariales y registrales ha dejado de ser una tendencia para convertirse en una realidad regulatoria y operativa. Las últimas reformas legislativas y el propio avance de eIDAS 2.0 están redibujando el mapa de cómo las empresas documentan, firman y prueban jurídicamente sus decisiones.

En este contexto, el artículo de PwC España “Alcance de la firma electrónica de escrituras y documentos societarios”, publicado en su serie NewLaw Pulse, ofrece un análisis muy clarificador sobre hasta dónde puede llegar hoy la firma electrónica en el ámbito notarial y societario, y qué implicaciones prácticas tiene para las compañías.

A partir de sus conclusiones, en este post queremos extraer las ideas clave y conectarlas con las diferentes soluciones de firma digital de edatalia, para ayudar a los departamentos legales, societarios y de sistemas a pasar de la teoría a la implantación concreta.

Cabe destacar que las soluciones de firma digital manuscrita de edatalia ya están desplegadas en, un entorno muy similar al analizado por PwC, para robustecer la validez probatoria a la firma remota desarrollada por el Colegio de Escribanos de la Ciudad de Buenos Aires.

¿Qué analiza PwC sobre la firma electrónica en escrituras y documentos societarios?

El punto de partida del artículo de PwC es una pregunta muy directa: ¿hasta dónde alcanzan hoy la firma electrónica y la videoconferencia en las escrituras notariales y en la documentación societaria? La respuesta no es solo “sí o no”, sino que exige entender:

El marco europeo de servicios de confianza (eIDAS y su evolución hacia eIDAS 2.0).
La normativa española reciente (Ley 11/2023, Ley 6/2020 y reformas del Derecho societario y notarial).
La práctica de notarías y registros, cada vez más digitalizada pero con requisitos claros.

PwC pone el foco en dos planos complementarios:
1.- El otorgamiento de determinadas escrituras y pólizas por videoconferencia, apoyado en la identificación y firma electrónica cualificada del compareciente.
2.- El uso de firma electrónica en documentos societarios privados (certificaciones de acuerdos, actas, poderes, etc.), así como en su circulación e inscripción telemática.

La idea que atraviesa todo el análisis es que la firma electrónica cualificada se consolida como pieza clave: es el mecanismo que permite equiparar jurídicamente la firma digital a la firma manuscrita, tanto en el ámbito notarial como en el societario privado, siempre que intervenga un prestador de servicios de confianza cualificado y se sigan las reglas de gobernanza adecuadas.

Videoconferencia notarial y firma cualificada: un nuevo escenario

Una de las principales novedades que destaca PwC es la posibilidad, hoy ya efectiva, de otorgar por videoconferencia determinadas escrituras y pólizas, bajo ciertas condiciones. Esto no significa que “todo pueda firmarse a distancia”, pero sí abre un abanico relevante de casos de uso que antes requerían presencia física en la notaría.
Entre los puntos clave pueden resumirse:

La videoconferencia no es una simple llamada por vídeo: se articula a través de una sede electrónica notarial o un entorno específicamente regulado.
La identificación del compareciente y la firma de los documentos se apoyan en medios cualificados (identidad electrónica cualificada, firma electrónica cualificada, etc.).
Determinados actos siguen reservados a la presencia física, pero se amplía la lista de aquellos que pueden formalizarse de forma remota, incrementando la eficiencia y la agilidad en operaciones mercantiles.

Para las empresas, esto tiene un impacto directo en cómo organizan determinadas operaciones societarias, ampliaciones de capital, ciertos acuerdos de socios o pólizas, que pueden prepararse y coordinarse de manera más flexible, evitando desplazamientos y reduciendo tiempos muertos, siempre con las garantías que proporciona la intervención notarial.

Documentación societaria privada: de la firma avanzada a la firma cualificada

Más allá del mundo notarial, PwC dedica buena parte de su artículo a examinar qué ocurre con la documentación societaria que circula “puertas adentro” de las empresas o entre socios, administradores y terceros: certificaciones de acuerdos de junta o consejo, actas, poderes, contratos societarios, etc.
En este terreno, el eje normativo lo marcan eIDAS y la Ley 6/2020, que distinguen entre tres grandes niveles de firma electrónica:

Firma electrónica simple.
Firma electrónica avanzada.
Firma electrónica cualificada (FEQ).

La práctica demuestra que en muchos documentos societarios internos o de riesgo medio, la firma electrónica avanzada puede ser suficiente, siempre que se articule con garantías técnicas y probatorias. Por otro lado, en certificaciones societarias de especial relevancia, poderes, documentación destinada a circular ante registros, supervisores o terceros con alto nivel de exigencia, la firma electrónica cualificada se convierte en el estándar recomendado, porque ofrece equivalencia legal plena a la firma manuscrita y un valor probatorio reforzado.

El mensaje de fondo es claro: no se trata de “utilizar la firma electrónica sí o no”, sino de definir una política interna de firma que asigne, a cada tipo de documento y riesgo, el nivel de firma adecuado y el tipo de prestador de servicios de confianza con el que se trabaja.

Identidad, representación y la llegada de la EUDI Wallet

El análisis de PwC no se limita al “aquí y ahora”, sino que mira hacia la próxima ola de cambios que traerá eIDAS 2.0 con la EUDI Wallet (European Digital Identity Wallet). La Wallet europea de identidad y credenciales va a situar en el centro del escenario tres elementos clave:

La identidad electrónica de personas físicas.
Los atributos de representación (por ejemplo, que alguien actúa como administrador de una sociedad o con un determinado poder).
La portabilidad y verificabilidad de esas credenciales en múltiples servicios, tanto públicos como privados.

En la práctica, esto significa que el futuro de la firma electrónica en el ámbito societario pasará cada vez más por verificar no solo quién firma, sino en virtud de qué representación lo hace, y hacerlo de forma automatizada. Esto permitirá integrar flujos de firma con sistemas que consulten o reciban credenciales de representación societaria confiables. De esta forma, se reduce la fricción entre el momento en que un administrador o apoderado se identifica y el momento en que firma, manteniendo un nivel de seguridad adecuado al riesgo.

Para los departamentos legales y de sistemas, la lectura es doble: es importante seguir la evolución regulatoria, pero también es fundamental contar ya con arquitecturas de firma e identidad lo suficientemente flexibles para adaptarse a este nuevo entorno.

Conclusiones clave del artículo de PwC

Resumiendo, algunas de las conclusiones prácticas que se desprenden del análisis de PwC pueden sintetizarse en cinco ideas:

La firma electrónica cualificada es el estándar de referencia cuando se busca equivalencia plena con la firma manuscrita en escrituras y en documentación societaria de especial relevancia.
La videoconferencia notarial es una realidad regulada, que permite otorgar determinados actos a distancia, siempre que se utilicen medios de identificación y firma cualificada en el entorno notarial.
La documentación societaria privada requiere una política de firma bien diseñada. Se hace relevante distinguir niveles de riesgo, tipos de firma (simple, avanzada, cualificada) y circuitos de aprobación.
Los sellos de tiempo cualificados y las firmas longevas se vuelven esenciales para garantizar trazabilidad y validez probatoria a largo plazo de acuerdos, certificaciones y poderes.
La identidad y la representación digital avanzan hacia modelos basados en credenciales verificables y wallets, lo que exige soluciones de firma integrables y preparadas para este nuevo ecosistema.

A partir de aquí, se abre una pregunta natural: ¿Cómo se aterriza todo esto en flujos concretos de firma digital dentro de una compañía? Es justo el espacio donde edatalia puede aportar un valor diferencial.

Cómo aterrizar estas conclusiones con las soluciones de firma digital de edatalia

edatalia lleva años trabajando con organizaciones que necesitan combinar seguridad jurídica, experiencia de usuario y eficiencia operativa en sus procesos de firma. Las conclusiones del artículo de PwC encajan de forma muy directa con el enfoque y las soluciones que ofrecemos.
A continuación, recorremos punto por punto cómo el diagnóstico de PwC se traduce en capacidades concretas dentro del ecosistema edatalia .

Firma electrónica cualificada y políticas de firma con edatalia

La primera gran recomendación de PwC es clara: las empresas deben definir una política de firma alineada con eIDAS y con la práctica notarial y registral, diferenciando cuándo basta una firma avanzada y cuándo es imprescindible una firma cualificada.
Con las soluciones de edatalia , esta política se puede convertir en realidad mediante:

Motor de firma adaptable: edatalia permite trabajar con distintos niveles de firma (simple, avanzada, cualificada) e integrarse con prestadores de servicios de confianza cualificados para la emisión y uso de certificados cualificados.
Reglas por tipo de documento: mediante nuestra API y nuestras plataformas, es posible parametrizar qué tipo de firma se exige para cada flujo (por ejemplo, acuerdos de junta, actas de consejo, poderes, contratos clave, documentación de reporting, etc.).
Gestión de certificados: la empresa puede trabajar con certificados cualificados en distintos modelos (certificados personales, dispositivos cualificados, certificados en la nube con custodia segura), de acuerdo con sus necesidades de seguridad y usabilidad.

De este modo, la recomendación de “política de firma” no se queda en un documento teórico, sino que se refleja en reglas técnicas que gobiernan cada proceso de firma dentro de la organización.

Firmas en movilidad y en persona con SIGNply

Una de las realidades del día a día societario es que muchos documentos se firman fuera del despacho del departamento jurídico o del consejo: reuniones en otros centros, visitas comerciales, actos societarios en otras sedes, etc. Aquí es donde la movilidad se vuelve clave.

SIGNply, la solución de edatalia para firma digital en dispositivos móviles, permite:

Firmar documentos en movilidad, tanto en escenarios de autofirma (el propio administrador firma sus documentos) como en firma en presencia (por ejemplo, un socio o tercero que firma en una tablet en un acto concreto).
Captura manuscrita biométrica, incorporando datos adicionales (trazo, presión, velocidad) que refuerzan el valor probatorio de la firma cuando conviene aproximarse a la experiencia de firma manuscrita tradicional.
Integración con flujos de firma corporativos, de manera que lo firmado en la app se integre en los expedientes societarios y en los sistemas de archivo de la compañía, sin crear “islas de documentación”.

En muchos supuestos de documentación societaria no sometida a intervención notarial, pero con alta exposición al litigio (acuerdos de socios, pactos internos, documentos de confidencialidad estratégicos), esta combinación de firma electrónica avanzada con biometría y sellado de tiempo aporta una capa adicional de seguridad jurídica muy alineada con el enfoque que plantea PwC.

Integración vía API: llevar la firma al corazón de los procesos societarios

Otra idea que podemos extraer del artículo de PwC es la necesidad de no tratar la firma electrónica como un “momento aislado”, sino de integrarla en los flujos naturales de trabajo de las compañías: convocatorias, reuniones de junta o consejo, redacción y aprobación de actas, emisión de certificaciones, poderes, etc.
edatalia ofrece una API REST y componentes listos para integrar que permiten:

Incrustar la firma electrónica en portales internos de gobierno corporativo, herramientas de secretaría del consejo, sistemas de gestión de juntas y órganos colegiados.
Definir circuitos de aprobación en varias fases (borrador, revisión, aprobación, firma) y orquestar en cada fase qué usuarios intervienen y con qué tipo de firma.
Automatizar el envío de documentos para firma a administradores, apoderados o socios, registrando cada hito (envío, apertura, firma, rechazo) con evidencias electrónicas y sellos de tiempo.

Así, la empresa no solo cumple con el “qué” (usar firma electrónica cualificada o avanzada cuando corresponda), sino también con el “cómo”: trazabilidad completa, auditoría, evidencias y alineamiento con los procesos internos de toma de decisiones.

Sello de tiempo cualificado y firma longeva: trazabilidad probatoria a largo plazo

PwC pone un énfasis especial en la importancia de la trazabilidad y la conservación de la validez probatoria de documentos societarios a largo plazo. Certificaciones, actas y poderes no solo deben ser válidos el día que se firman, sino también años después, cuando puedan ser necesarios en un procedimiento judicial o ante un registro o supervisor.
En edatalia respondemos a esta necesidad mediante:

Sello de tiempo cualificado: permitimos asociar a cada firma un sello de tiempo emitido por un prestador cualificado, que acredita la fecha y hora exactas de la firma y refuerza la prueba de integridad del documento.
Firmas longevas (LTV): generamos firmas y documentos preparados para la validación a largo plazo (por ejemplo, PAdES-LTV), incorporando no solo el certificado y el sello de tiempo, sino también la información de validación (estado de revocación, cadenas de confianza) necesaria para que la firma pueda verificarse en el futuro, incluso si el certificado original ha caducado.
Resellado periódico: en escenarios de conservación muy prolongada, puede establecerse una estrategia de resellado que vaya “actualizando” la evidencias temporales para mantener la solidez probatoria frente a cambios criptográficos o caducidades.

Esta aproximación encaja plenamente con la visión que plantea PwC sobre la importancia de los sellos de tiempo cualificados y la gobernanza de la prueba electrónica en el ámbito societario.

Firma manuscrita biométrica y experiencia cercana a la notarial

Aunque la firma electrónica cualificada y la videoconferencia notarial abren nuevas posibilidades, en el día a día de las empresas sigue existiendo un espacio relevante para la firma en presencia con captura manuscrita, especialmente en aquellos contextos donde se quiere mantener una experiencia muy próxima a la firma tradicional, por razones de cultura, confianza o protocolo. También, en contextos donde se firman documentos societarios que no necesariamente pasan por notaría, pero en los que se desea reforzar la prueba de autoría.
Las soluciones de firma manuscrita biométrica de edatalia, integradas en tablets u otros dispositivos, permiten:

Capturar la firma de los intervinientes con datos dinámicos del trazo, que pueden utilizarse como soporte pericial en caso de controversia.
Combinar esta biometría con cifrado, sellos de tiempo y certificados digitales, evitando el riesgo de que el documento pueda modificarse con posterioridad.
Integrar estos flujos en los sistemas corporativos, de manera que las firmas biométricas no queden aisladas, sino que formen parte del expediente electrónico completo.

De este modo, se construye un puente entre la cultura de firma presencial tradicional y el nuevo ecosistema digital, sin renunciar al valor probatorio que exige el análisis de PwC.

Despliegue cloud u on-premise: compliance, soberanía y control

Otro aspecto que suele preocupar a las áreas legales y de sistemas es dónde se alojan los componentes de firma y cómo se gestiona el ciclo de vida de los documentos y las evidencias. En sectores regulados o especialmente sensibles (banca, seguros, energía, administraciones públicas), este punto es crítico.
edatalia ofrece flexibilidad de despliegue para responder a estas necesidades:

Soluciones en cloud europeo que garantizan cumplimiento con la normativa de protección de datos y con los requisitos de localización y soberanía que muchas organizaciones exigen.
Despliegues on-premise para compañías que necesitan mantener el motor de firma, los logs y las evidencias dentro de su propia infraestructura, integrados con sus sistemas de seguridad y gobierno del dato.
Modelos híbridos en los que componentes concretos (por ejemplo, custodia de certificados cualificados o sellos de tiempo) se consumen como servicio, mientras el resto de la infraestructura reside en el entorno del cliente.

Esta flexibilidad es clave para que las organizaciones puedan cumplir con eIDAS, con la normativa societaria, y también con sus propias políticas internas de seguridad, auditoría y gobierno de la información.

De la teoría a la práctica: recomendaciones para empresas

Tomando como referencia las conclusiones del artículo de PwC y las capacidades que hemos descrito, podemos sintetizar algunas recomendaciones prácticas para cualquier compañía que quiera modernizar su operativa societaria y notarial:

Analizar el mapa de documentación societaria: identificar qué documentos existen (actas, certificaciones, poderes, contratos clave, etc.), qué riesgo conllevan y qué requisitos externos tienen (registro, supervisores, notarías).
Definir la política de firma: asignar a cada tipo de documento un nivel de firma (simple, avanzada, cualificada), criterios de identidad, uso de sello de tiempo y requisitos de conservación a largo plazo.
Seleccionar los prestadores de servicios de confianza: decidir con qué proveedores de certificados cualificados, sellos de tiempo y servicios de validación se va a trabajar, y cómo se conectan con la infraestructura de la compañía.
Diseñar los flujos de firma: integrar la firma en los procesos reales (convocatorias, reuniones, aprobaciones, inscripciones), utilizando APIs y soluciones como las de edatalia para evitar silos y procesos paralelos.
Formar a los usuarios clave: administradores, secretarías de consejo, departamentos jurídicos y de cumplimiento deben entender qué están firmando, cómo y con qué garantías.
Monitorizar y ajustar: medir el uso de la firma electrónica, los tiempos de ciclo, los incidentes y las necesidades emergentes (por ejemplo, nuevos requisitos de registros o supervisores), y ajustar la política de firma en consecuencia.

edatalia puede acompañar a las organizaciones en cada una de estas fases, combinando asesoramiento, tecnología y soporte continuo.

Conclusión: un nuevo estándar para el derecho societario digital

El artículo de PwC “Alcance de la firma electrónica de escrituras y documentos societarios” pone de manifiesto que ya no hablamos de si la firma electrónica será importante en el ámbito societario y notarial, sino de cómo la estamos integrando hoy en nuestros procesos y sistemas. La firma electrónica cualificada, la videoconferencia notarial, los sellos de tiempo cualificados y la identidad y representación digitales conforman un nuevo estándar operativo al que las organizaciones deben adaptarse si quieren ser eficientes y estar jurídicamente protegidas.
En edatalia compartimos plenamente esta visión y trabajamos para que cada empresa pueda traducirla en soluciones concretas: desde la firma móvil y la biometría hasta la integración vía API, el sello de tiempo cualificado y los despliegues cloud u on-premise. Nuestro objetivo es sencillo: que la firma digital deje de ser un obstáculo y se convierta en un habilitador natural de la actividad societaria, aportando seguridad jurídica, agilidad y una experiencia de usuario alineada con las expectativas actuales.
Si tu organización está revisando cómo firma sus escrituras, certificaciones y documentos societarios, te invitamos a partir del análisis de PwC y a dar el siguiente paso: diseñar, de la mano de edatalia, un marco de firma digital que te permita aprovechar todo el potencial del nuevo derecho societario digital.