Las firmas electrónicas han sido reconocidas federalmente bajo la Ley de Protección de Información Personal y Documentos Electrónicos (PIPEDA).
Bajo PIPEDA, una firma electrónica en Canadá se define como “una firma que consta de una o más letras, caracteres, números u otros símbolos en formato digital incorporados, adjuntos o asociados con un documento electrónico”.
La firma electrónica en Canadá también está reconocida por la legislación provincial específica en cada una de las provincias y territorios de Canadá. Por ejemplo, en Alberta, Columbia Británica y Ontario, la legislación se basa en el modelo de la Ley Uniforme de Comercio Electrónico de Canadá. Quebec ha adoptado su propia legislación que rige las transacciones y el comercio electrónicos.
Firma Electrónica en Canadá
En muchos sentidos, el mayor uso de firmas electrónicas ha simplificado la ejecución de documentos en los casos en que las partes dan su consentimiento.
Paul Conrod de Construct Legal le dijo al Daily Commercial News que «el consentimiento puede expresarse mediante un acuerdo específico de que un documento puede firmarse con firmas electrónicas, o implícito a través de la conducta, como al aceptar un documento que ha sido firmado con firmas electrónicas».
Existe una amplia gama de acuerdos comerciales que se pueden ejecutar entre socios de proyectos de construcción utilizando firmas electrónicas. Estos incluyen órdenes de compra, acuses de recibo de pedidos, facturas, documentos de adquisición y acuerdos de suministro de componentes, por nombrar algunos.
Conrod observa que, aunque el COVID-19 estimuló una mayor adopción de documentos y firmas electrónicos, su uso todavía es mixto en la industria de la construcción de Ontario.
“Vemos que las firmas electrónicas se usan con mayor frecuencia en tipos de documentos más rutinarios que se generan durante los proyectos, por ejemplo, para firmar órdenes de cambio”.
Una vez que las partes dan su consentimiento para el uso de firmas electrónicas, las definiciones pueden ser bastante amplias. Esto permite que muchos métodos satisfagan los requisitos legislativos.
En cuanto a la seguridad, según las disposiciones de PIPEDA y leyes provinciales similares en Alberta, B.C. y Ontario, se aconseja a las empresas que adopten un enfoque de mejores prácticas para los documentos y firmas electrónicos más allá del mero consentimiento. Los procesos deben garantizar que el documento quede libre de cualquier manipulación posterior y mediante la creación de un registro de auditoría de todas las acciones de firma realizadas.
Sin embargo, Conrod admite que, si bien las firmas electrónicas pueden ayudar a acelerar el procesamiento del papeleo, las firmas físicas de «tinta húmeda» siguen siendo la forma preferida de firmar documentos más grandes, como contratos y subcontratos.
Por supuesto, los documentos de “tinta húmeda” tienen un largo historial de manipulación y falsificación. Pero eso no quiere decir que no se haya intentado reducir o hacer un mal uso de la firma electrónica en Canadá.
Por ejemplo, Jordan Katz, asociado de McCarthy Tétrault LLP en Toronto, escribe cómo un ex director de personal de un centro de caridad también fue director de dos empresas. Estas empresas facturaron a la organización más de 200.000 dólares por trabajos realizados por otros empleados o subcontratistas del centro, incumpliendo su Código de Conducta en materia de conflictos de interés.
El imputado sólo presentó prueba documental de contratos supuestamente firmados por él mismo en nombre de las empresas más el director ejecutivo del centro. Sin embargo, el director ejecutivo declaró que los contratos eran falsos.
El tribunal estuvo de acuerdo.
“El tribunal examinó la evidencia de que la computadora y la memoria USB del acusado contenían versiones electrónicas de la firma del director ejecutivo, y también encontró que el acusado habría tenido acceso a la firma”.
En otro ejemplo, la firma de asesoría y legal global Ashurst describe un caso de fraude de $ 700,000 en el que el programa de firma de documentos en línea de un individuo no tenía protección de contraseña de cuenta y carecía de una provisión para alertarlos de que un nuevo dispositivo había accedido a su cuenta.
Estos casos enfatizan la importancia de configurar autenticaciones de múltiples factores y garantizar la integridad de los sistemas de correo electrónico corporativos para que las cuentas estén seguras y otros no puedan acceder a ellas.
No busque soluciones en la legislación.
Como escribe Katz: “La mayoría de los actos legislativos que regulan el uso de firmas electrónicas no imponen ningún estándar específico de confiabilidad o seguridad. En consecuencia, la persona que confía en la firma electrónica o toma una decisión basada en ella determina su fiabilidad o eficacia. Las organizaciones deben considerar si sus sistemas de gestión y seguridad de documentos son lo suficientemente sofisticados para rastrear el uso (y posible uso indebido) de firmas electrónicas para transacciones y documentos cotidianos”.
Este artículo sobre la firma electrónica en Canadá está basado en la noticia legal publicada en Dayly Commercial News en agosto de 2022