A raíz de la revolución digital que se ha extendido por el mundo, los países actualizaron sus regulaciones para incorporar firmas digitales para facilitar los negocios en línea.

En la Unión Europea, la regulación eIDAS ha clasificado las firmas electrónicas en tres tipos: firma electrónica simple, firma electrónica avanzada y firma electrónica cualificada.

Esta publicación trata de aclarar las diferencias entre los tres tipos de firma electrónica y brinda orientación sobre cuál puede adaptarse a las necesidades de su negocio.

Ventajas de la firma electrónica

Las firmas digitales se han convertido cada vez más en una práctica comercial estándar en la Unión Europea para que Personas físicas y Empresas brinden su consentimiento legal en múltiples situaciones.

Actualmente es posible aceptar todo tipo de documentos mediante la firma electrónica, desde contratos hasta la gestión básica de registros y el acceso a servicios gubernamentales.

La firma electrónica aporta muchas ventajas sobre la firma convencional, de tinta húmeda en papel: Facilita el acceso de los ciudadanos al gobierno, reduce la vulnerabilidad de una empresa al fraude y reduce los costos y el tiempo.

De hecho, hay muchas razones por las que las Empresas y Administraciones públicas adoptan las firmas electrónicas, especialmente con firma electrónica avanzada, ya que explicaremos ahora la diferencia entre la firma electrónica avanzada y la calificada, y una breve explicación de la firma electrónica simple.

Normativa eIDAS de firma electrónica

En la Unión Europea, los Servicios de autenticación y confianza de identificación electrónica, comúnmente conocidos como eIDAS, regulan las firmas electrónicas. El reglamento eIDAS define tres niveles de garantía de firmas electrónicas para facilitar un estándar regulatorio común en todos los países miembros de la UE.

Éstos tres niveles de firma electrónica se denominan:

• Firma Electrónica Simple (SES – Simple Electronic Signatures)
• Firma Electrónica Avanzada (AES – Advanced Electronic Signatures)
• Firma Electrónica Cualificada (QES – Qualified Electronic Signatures)

Las Empresas deben considerar sus necesidades comerciales al seleccionar el método de firma electrónica adecuado. El punto central de diferenciación entre los tres formatos de firmas electrónicas se relaciona con el nivel de seguridad proporcionado y la agilidad en la solicitud de la firma.

La firma electrónica simple se puede recomendar para escenarios de bajo riesgo. La firma electrónica avanzada para firmar documentos de riesgo moderado con demandas de alto volumen. La firma electríonica cualificada es algo más compleja y cara, pero también es la más robusta, por lo que se podría recomendar para grandes transacciones financieras que requieren un alto nivel de seguridad.

Firma electrónica simple

La firma electrónica simple es el nivel más básico y sencillo de firma electrónica. Muchas veces, ni siquiera se considera una firma. Permite a un usuario aceptar un documento o contenido en soporte electrónico.

La normativa eIDAS proporciona una definición amplia de lo que representa la firma electrónica simple. Se trata de datos en un documento electrónico que utiliza una persona para aceptar el contenido. Por ejemplo, la firma electrónica simple incluye firmas escaneadas y casillas de verificación de páginas web utilizadas para aceptar términos y condiciones.

Se trata de la forma más sencilla de aceptación de contenidos. Por tanto, el beneficio es que la firma se realiza con un solo click. Puede ser válido para entornos de bajo riesgo (como la aceptación de una nota de importe bajo) y organizaciones con regulación no muy estricta.

Sin embargo, desde la perspectiva de la seguridad de los datos, la firma electrónica simple no garantiza la integridad ni la autenticidad del documento firmado. Por tanto, limita el alcance de su implantación y la oferta digital de una empresa.

Firma electrónica avanzada

Las firmas electrónicas más robustas incluyen AES y QES (firma electrónica avanzada y firma electrónica cualificada), ambas con diferentes fortalezas y debilidades.

La Firma Electrónica Avanzada, a diferencia de una firma simple, garantiza la autenticidad e integridad del documento firmado. La firma electrónica avanzada proporciona un enfoque más robusto al incorporar protocolos de seguridad adicionales. De acuerdo con las medidas estipuladas por eIDAS, la firma electrónica avanzada debe estar vinculada de manera única a la persona física y ser capaz de identificar al firmante. Además, el formato que se utiliza debe vincularse a los datos de la firma para garantizar que cualquier cambio sea detectable.

Para cumplir con estos requisitos, muchas soluciones tecnológicas utilizan la firma digital, es decir, la tecnología de infraestructura de clave pública (PKI). Dicho de otra forma, las firmas electrónicas que usan tecnología PKI pueden considerarse firma electrónica avanzada de acuerdo a las normativa eIDAS.

Los documentos que pueden requerir una firma electrónica avanzada incluyen contratos de trabajo, documentos bancarios y contraseñas de un solo uso enviadas por mensaje de texto o correo electrónico para la verificación de inicio de sesión.

Firma electrónica cualificada

Algo más compleja y cara de utilizar, la firma electrónica calificada (QES) proporciona el más alto nivel de seguridad para las firmas electrónicas. Se basa en los mismos protocolos de seguridad PKI que un AES. Sin embargo, la diferencia clave entre las firmas calificadas es que estas requieren un dispositivo seguro de creación de firma calificada que genera firmas con un certificado calificado.

En la Unión Europea, existe una lista de proveedores de servicios de confianza (anteriormente llamadas Autoridades de Certificación) y las autoridades de certificación. Son organizaciones aprobadas por eIDAS que están legalmente autorizadas para proporcionar certificados cualificados.

La principal barrera de la firma cualificada es que requiere una verificación cara a cara o por video del firmante para obtener su certificado cualificado. Es decir, añade un requisito previo y complejo antes de que el firmante tenga capacidad de firma electrónica cualificada.

Algunas autoridades de certificación, están equipadas con videoidentificación automática para brindar a sus clientes la libertad de la identificación remota. Una vez que se ha verificado al usuario, se le proporciona un código PIN único para crear una autenticación de dos factores del usuario de la firma.

La principal ventaja de la firma electrónica cualificada es que, en caso de disputa sobre la firma del documento, la carga de la prueba recae en el firmante en lugar de la empresa.

Debido a esto, la firma electrónica cualificada se suele utilizar principalmente en Administraciones Públicas.

¿Qué tipo de firma electrónica necesita mi empresa?

Elegir entre la firma electrónica avanzada y la firma electrónica cualificada depende en muchos casos de la agilidad que queremos aportar al proceso de firma. Es muy relevante considerar las características del firmante, que en muchas ocasiones son Personas sin capacidades de experto en tecnología. También a la facilidad en la implantación y el coste.

Normalmente, la firma electrónica avanzada resulta suficiente para la firma ágil de la mayoría de los documentos. El proceso de firma totalmente digital y automatizado se puede completar sin problemas en segundos.

Por otro lado, es importante recalcar que la garantía adicional que puede aportar la firma electrónica cualificada aporta validez en el ámbito de la unión europea, lo que deja de ser un beneficio para acuerdos intercontinentales.

¿Qué tipo de firma electrónica utiliza SIGNply?

SIGNply se emplea principalmente para solicitar la firma digital manuscrita de documentos electrónicos. También permite la firma digital con certificados importados al dispositivo, pero la utilización de esta funcionalidad es menor.

Las dos principales propiedades de firma digital manuscrita recogida en SIGNply son las siguientes:

• garantiza la integridad del documento firmado, ya que se protege mediante una firma digital PAdES
• garantiza la identidad del firmante, mediante la captura de los rasgos biométricos comportamentales en el momento de la rúbrica

Por tanto, los documentos firmados con SIGNply ofrecen la seguridad de la firma electrónica avanzada. En cualquier caso, para aportar mayor seguridad al documento firmado, es importante seguir las recomendaciones mencionadas en el post pincha aquí

Links de interés

Accede aquí al reglamento eIDAS: Reglamento (UE) n ° 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio de 2014 , relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior y por la que se deroga la Directiva 1999/93/CE