10 Claves de la eFactura
10 Claves de la eFactura
La factura electrónica no termina de poner de acuerdo a emisores y receptores. Demasiadas soluciones propietarias y fuera de los estándares establecidos son las causantes del bajo nivel de penetración de la eFactura en la pyme. Hemos oído demasiadas veces comentarios como "lo estoy deseando, pero mis proveedores utilizan sistemas tan diversos y variados que me hacen imposible aceptar la eFactura" o "debo imprimir las eFacturas que recibo porque no sé qué hacer con ellas".
Desde nuestra experiencia, para que un sistema de facturación electrónica tenga éxito debe proporcionar ventajas y facilidades tanto a emisor como a receptor.
El emisor debe saber que el receptor tiene una serie de obligaciones para con la eFactura. Por ello, debe preocuparse de hacer las cosas de manera que facilite las tareas al receptor. El emisor se debe preocupar de sus clientes, de quiénes son, en qué sector o mercado operan, cuál es su capacidad tecnológica, de qué medios disponen...
Unido a esta reflexión se pueden tener en cuenta las 10 claves a la hora de seleccionar una solución ideal:
1. La solución seleccionada debe integrarse con mis sistemas actuales y facilitar las tareas de firma, envío y archivo.
2. No debe modificar mis procedimientos actuales. Es decir, queremos seguir generando las facturas como hasta ahora.
3. No es recomendable depender de terceros. Las facturas deben llegar directamente del emisor. Mis clientes recibirán las eFacturas dónde y cómo quieran.
4. Se debe seleccionar un formato de eFactura estándar y de uso extendido (PDF y/o XML).
5. No debo olvidarme de aquellos clientes que quieren seguir recibiendo las facturas en papel. Están en su derecho.
6. La solución seleccionada debe adaptarse a mis clientes y por tanto debe convivir con facturas en papel y electrónicas de una forma eficiente.
7. No puedo hacer que mis clientes incurran en gastos para validar las firmas.
8. No puedo hacer que mis clientes instalen visores o validadores adicionales.
9. Lo ideal es que mis clientes utilicen para recibir y validar las facturas sus propios medios.
10. Por todo ello, la confianza es la clave y debo preocuparme de generar, firmar y enviar las facturas tal y como quieran mis clientes.
De igual forma, como receptor debo fijar unas políticas de recepción de facturas. Para ello debo ser exigente pero coherente con mis proveedores, mi sector, mis capacidades técnicas, los estándares de mercado, la normativa y recomendaciones de la AEAT… Unas políticas sencillas y razonables para una pyme podrían ser:
Mi organización aceptará facturas que cumplan con los siguientes requisitos:
· Los formatos aceptados son papel y PDF siempre que estén firmadas.
· No aceptaremos la instalación de visores y/o validadores adicionales.
· Exigimos recibir las eFacturas con mis propios medios: o En un buzón de correo determinado (mail) o Con un tipo de firma estándar que pueda ser validada con Adobe Reader
· No estamos dispuestos a incurrir en gastos para la validación de la firma.