El diseño funcional de ecoSignature plataforma de firma remota se basa en la sencillez y la comodidad tanto de los firmantes, como de los generadores del proceso, buscando maximizar la productividad reduciendo al mínimo la inversión del tiempo empleado en llevar a cabo la generación de procesos y la firma de documentos.

Un esquema general del proceso sería el siguiente:

 ¿Cómo se inicia el ciclo?

El ciclo lo comienza el emisor del documento. En primer lugar, el usuario debe estar registrado en la plataforma.

Una vez registrado, el emisor puede cargar documentos de uno en uno o de forma masiva. Este proceso puede realizarse de forma unitaria o de forma masiva desde cualquier otra plataforma de gestión mediante una sencilla integración (APIs).

Según la tipología de cada documento, se definen unas determinadas acciones que se deben cumplir para finalizar el ciclo de firma. Los servicios disponibles para cada documento son:

1.Envíos certificados:
La plataforma garantiza al 100% que el receptor ha recibido un determinado documento.

2.Recepción de documentos:
La plataforma garantiza que el receptor acepta el contenido del documento.

3.Firma de documentos:
La plataforma permite al receptor firmar electrónicamente los documentos.

 

¿Cómo se firma?

Unos sencillos pasos para el receptor:

1. Revisión del documento:
El receptor (usuario firmante) recibe un Email certificado en su buzón de correo. Este correo contiene un enlace (link) al documento que le permite acceder directamente a la plataforma y visualizar, descargar e imprimir el documento que va a firmar. La plataforma va guardando todas las trazas del ciclo de vida del documento: cuándo se ha enviado, cuándo se ha recibido, si se ha visualizado el documento completo (todas las páginas), si se ha descargado, impreso…
En este supuesto se pueden programar la vigencia del documento a firmar (caducidad) y recordatorios de firma pendientes mediante notificaciones.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Aceptación condiciones de uso y tercero de confianza

El usuario que desee firmar un documento por primera vez debe, previamente, aceptar las condiciones de uso generales validando sus datos personales.
En caso contrario no se permitirá la firma de documentos y no podrán tratarse sus datos biométricos. El Usuario Firmante reconoce en este acto a la Plataforma
ecoSignature como una tercera parte confiable para la transmisión y firma de documentos entre la parte emisora y el firmante y para ello le facilita los datos de autenticación solicitados. Asimismo puede permitir a la Plataforma, el almacenamiento de documentos y contratos, así como la generación y custodia de la correspondiente prueba acreditativa con las evidencias del proceso durante el periodo legal exigible.

3. Aceptación del documento a firmar.

El Usuario firmante debe aceptar el documento si esta de acuerdo con el contenido del mismo. En caso contrario, puede rechazarlo y abortar el proceso de firma.
La Plataforma ecoSignature recoge toda la traza de Navegación del usuario por el documento (Fechas de Apertura, navegación entre páginas, zoom, aceptación,
rechazo…) Esta traza queda a disposición para su posterior consulta por parte del emisor. Se garantiza, por tanto una prueba de puesta a disposición del documento antes de la firma.

4. Proceso de firma del documento.

Tras aceptar el documento, el receptor recibe un SMS en su teléfono móvil. Para firmar el documento, debe introducir el código de verificación (OTP) recibido. Si la validación es correcta, se genera al momento un certificado digital vinculado al firmante, al documento y a la operación.

A continuación, la plataforma procede a la firma electrónica del documento y éste se devuelve firmado tanto al emisor como al firmante para su archivo. 

 

5. Recepción del documento firmado.

Terminado el proceso de firma todas las partes reciben una copia del documento firmado mediante email certificado.

De la misma forma, terminado el proceso de firma todas las partes reciben un certificado con las evidencias probatorias del proceso de firma realizado (email certificado).

6. Seguimiento y control del ciclo de firma del documento.

El emisor del documento puede controlar en todo momento el estado de sus documentos. La plataforma le permite ver un listado general de sus documentos.

También le permite visualizar las trazas de cada documento.

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